نرم افزار خرید و تدارکات مپسان

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات مپسان امکان خودکارسازی فرایندهای متنوع خرید و فروش را در سازمان برای شما فراهم می آورد. در این سیستم کاربر ابتدا لیست کالاها و خدمات موردنظر خود را جهت انجام خرید و یا فروش ثبت کرده و در کنار آن مستندات موردنیاز را ضمیمه می نمایند. در نتیجه مدیریت مستندات خرید و تدارکات به موازات روالهای خرید و فروش آغاز میگردد.

در نتیجه با استفاده از سیستم خرید و تدارکات مپسان می توانید مجموعه درخواستهای خرید و فروش را با استفاده از مراحل و گردشهای کاری زیر در سازمان خود به گردش درآورده و به سادگی از وضعیت انجام آنها پیگیری نمایید.

فرآیند درخواست خرید/فروش کالاها و خدمات

آغاز گردشهای کاری خرید و فروش کالاها و خدمات از طریق روالی با عنوان درخواست خرید/فروش در سیستم انجام میپذیرد. این فرآیند امکانات مختلفی را جهت مدیریت کالاها و خدمات، کنترل مستندات، کنترل موجودی کالا، اخذ تاییدات و … در اختیار سازمان قرار میدهد.

اطلاعات بیشتر

روال برگزاری استعلام

برگزاری استعلام معمولا جهت انجام خریدهای متوسط در سازمانها انجام میپذیرد. یک استعلام میتواند تا تعیین تامین کننده نهایی هر کالا یا خدمت در چندین نوبت تمدید و یا تجدید گردد.

اطلاعات بیشتر

برگزاری انواع مناقصه

خریدهای عمده سازمانها معمولا از طریق انواع مناقصات انجام میپذیرد. با توجه به طولانی و زمانبر بودن برگزاری مناقصات تا تعیین پیمانکاران نهایی، ثبت اطلاعات و مدارک و پیگیری مراحل مختلف مناقصات از طریق سیستم قابل انجام میباشد.

اطلاعات بیشتر

برگزاری انواع مزایده

مدیریت پشتیبانی و تدارکات برخی از سازمانها علاوه بر روالهای متنوع خرید، با برگزاری روالهای فروش نیز سروکار دارند. سیستم مدیریت تدارکات مپسان در این موارد نیز میتواند با فراهم نمودن امکان ثبت اطلاعات و مدارک مراحل مختلف مزایدات جهت خودکارسازی روالهای فروش به سازمان کمک نماید.

اطلاعات بیشتر

ثبت قیمت های پیشنهادی

پس از تعیین و نهایی شدن لیست پیمانکاران شرکت‌کننده در استعلام، مناقصه یا مزایده، ثبت وضعیت کلی و ریز قیمتهای پیشنهادی از طریق یک سازوکار مشترک در سیستم انجام میپذیرد.

اطلاعات بیشتر

تعیین تکلیف یا تعیین برنده

در انتهای برگزاری هر یک از روالهای استعلام، مناقصه یا مزایده لازم است که تصمیم سازمان (معمولا از جانب کمیسیون معاملات) در مورد هریک از کالاها و خدمات تعیین شده و در سیستم ثبت گردد. در این مرحله با توجه به تصمیم ثبت شده روی هر آیتم، درخواست خرید/فروش به اجزاء کوچکتری شکسته شده و هریک گردش کاری جداگانهای را آغاز نماید.

اطلاعات بیشتر

ارجاع سفارش

پس از تعیین برنده یا برندگان استعلام، مناقصه یا مزایده گردش کاری ارجاع سفارش به ازای هر یک از برندگان منتخب آغاز میگردد. این ارجاع سفارش شامل کالاها و خدماتی خواهد بود که در فرم تعیین برنده برای این پیمانکار درنظر گرفته شده است. در روال ارجاع سفارش کاربر می تواند عملیات مختلفی مانند ثبت قیمت ها و مقادیر نهایی مورد توافق، اعلام انصراف از جانب پیمانکار یا کارفرما یا ارسال نامه ارجاع سفارش و ثبت نتیجه آن را به انجام برساند.

اطلاعات بیشتر

ثبت ضمانت نامه های قرارداد

پس از ارسال ارجاع سفارش به تامین کننده منتخب، در صورتی که ادامه کار باید از طریق عقد قرارداد به انجام برسد لازم است که این تامین کننده نسبت به تهیه و تحویل ضمانت نامه به مبلغ موردنظر اقدام نماید. در مراحل مربوط به ثبت و تایید ضمانت نامه های قرارداد در گردش عقد قرارداد، کاربر می تواند علاوه بر ثبت تصویر ضمانت نامه، نسبت به ثبت اطلاعات انواع مختلفی از ضمانت نامه ها به همراه فیلدهای تکمیلی مرتبط اقدام نماید

اطلاعات بیشتر

ثبت اطلاعات و گردش امضاهای قرارداد

در گردش کاری عقد یک قرارداد پس از ثبت و تایید ضمانت نامه های اخذ شده از جانب پیمانکار، نیاز است تا متن قرارداد تهیه شده و از جانب پیمانکار، نماینده حوزه متقاضی قرارداد و نیز مدیر عامل سازمان یا نماینده وی موردامضا قرار گیرد. با توجه به مسائلی که ممکن است در مورد جزئیات توافق از جانب هر یک از این افراد مطرح گردد، گاها ممکن است فرایند امضا و نهایی شدن قرارداد به طول بیانجامد. جهت ثبت این سوابق امضا و نیز سایر اطلاعات مربوط به قرارداد تا مرحله تایید نهایی قرارداد و سپس ارسال فهرست بها به سیستم نظارت بر اجرای پروژه، امکاناتی در این مرحله درنظر گرفته شده است

اطلاعات بیشتر