تعیین برنده/تعیین تکلیف
در نرم افزار خرید و تدارکات مپسان پس از طی شدن مراحل اولیه مربوط به استعلام، مناقصه یا مزایده نوبت به تعیین برنده و یا تعیین تکلیف تمامی و یا تک تک کالاها و خدمات مندرج در این درخواست خرید میرسد. به عبارت دیگر در این مرحله میتوان نظر تصمیمگیرندگان اصلی سازمان در موضوع خرید (که معمولا با عنوان اعضای کمیسیون معاملات شناخته می شوند) را جهت تعیین تکلیف هر یک از کالاها و خدمات به شرح ذیل درخواست شده ثبت نمود.
تعیین برنده مجزا برای کالاها و خدمات مختلف
در مورد هر یک از کالاها و خدمات میتوان یکی از شرکتکنندگان تاییدشده را به عنوان برنده اول این کالا یا خدمت مشخص نمود. در نتیجه پس از تکمیل روال تعیین برنده، روال دیگری با عنوان ارجاع سفارش جهت ارجاع تمام و یا قسمتی از کالاها و خدمات درخواستشده به این شرکت کننده و انجام معامله با وی آغاز خواهدشد.
دقت کنید که با توجه به این که هر شرکت کننده ممکن است برای برخی از کالاها و خدمات قیمت بهتر و برای برخی قیمت بالاتری پیشنهاد داده باشد این امکان در سیستم دیده شده است که برای کالاها و خدمات مختلف برندههای متفاوتی (با توجه به قیمت پیشنهادی) انتخاب نمود.
تعیین برنده های جانشین
با توجه به نوسانات قیمت در بازار و یا سایر دلایل ممکن است برنده انتخاب شده برای یک گروه از کالاها و خدمات از انجام معامله و یا تامین اقلام موردنظر بر اساس قیمت پیشنهادی خود امتناع نموده و یا سازمان (به هر دلیل) از ادامه کار با این پیمانکار صرفنظر نماید. در چنین حالتی در صورتی که از قابلیت ثبت برندههای جانشین (برنده های دوم و سوم) در سیستم استفاده شده باشد ادامه کار فرآیند خرید یا فروش بدون از دست دادن فرصت امکان ادامه خواهد داشت. ارجاع اتوماتیک کالاها و خدمات به برندههای بعدی از طریق روال کار ارجاع سفارش قابل انجام میباشد.
تجدید استعلام، مناقصه یا مزایده
ممکن است با وجود مشخص شدن برنده با قیمت مناسب برای گروهی از کالاها و خدمات، هنوز برای برخی موارد دیگر تامین کنندهای با شرایط موردنظر سازمان یافت نشده باشد. در این شرایط در صورتی که همچنان نیاز به تامین این کالاها و خدمات احساس میشود میتوان از قابلیت تجدید استعلام، مناقصه یا مزایده استفاده نمود. نکته قابل توجه آن است که روال تجدید لازم نیست حتما به صورت مشابه روال اولیه خرید و فروش انجام گردد. به عنوان مثال در صورت باقی ماندن برخی آیتمهای جزئی در یک مناقصه، میتوان از تجدید استعلام برای تعیین تکلیف آیتمهای باقیمانده استفاده نمود.
انصراف از خرید/فروش
در بسیاری از موارد با توجه به عدم تطبیق قیمتهای پیشنهادی پیمانکاران شرکتکننده با قیمتهای تخمینی اولیه ممکن است نظر اعضای کمیسیون معاملات سازمان، به لغو روال خرید یا فروش در مورد تمام یا برخی از کالا و خدمات درخواست شده منعطف شود. در چنین شرایطی ادامه روال خرید یا فروش برای آیتمهای موردنظر متوقف شده و ارسال اعلان مناسب برای حوزه متقاضی این کالاها و خدمات باید ارسال گردد.
