گزارش های نظارت بر اجرای پروژه
یکی از مسائل قابل توجه در سازمان های پروژه محور، کنترل حجم کارهایی است که به صورت روزانه در پروژه ها در حال انجام هستند. سیستم نظارت بر اجرای پروژه مپسان با فراهم نمودن قابلیت ثبت ریز اطلاعات کارهایی که در پروژه ها به صورت روزانه و هفتگی انجام می گردد می تواند مدیریت کارهای اجرا شده را برای متصدیان پروژه های سازمان ساده تر نماید. علاوه بر این، قابلیت ثبت و کنترل آیتم های کنترل کیفی در این سیستم نیز می تواند به تسهیل روال های کنترل کیفی در پروژه ها منجر گردد.
تعریف الگوهای گزارش نظارت بر اجرا
یکی از مسائل مبتلابه در سازمان های پروژه محور، تنوع حوزه های فعالیت در مورد کارهای موردنیاز در پروژه ها می باشد. به عبارت دیگر جهت رساندن یک پروژه بزرگ به هدف تجاری خود معمولا حجم زیادی از فعالیت ها توسط مجریان کار در طیف وسیعی از حوزه های اجرایی باید انجام گیرد. در نتیجه نیاز است تا سیستم اطلاعاتی مورد استفاده حتی الامکان بتواند خود را با روش نظارت بر اجرای هر کار تطبیق دهد. قابلیت تعریف الگوهای گزارش نظارتی در سیستم نظارت بر اجرای پروژه مپسان سعی دارد تا حتی الامکان پاسخ مناسبی برای این نیاز سازمان های بزرگ فراهم نماید. در نتیجه کاربر سیستم با استفاده از این قابلیت می تواند با توجه به فرم کاغذی نظارت بر اجرا (که جهت اعلام و مستند نمودن حجم کار انجام شده و مصالح مصرفی مورد استفاده قرار می گیرد) فرم الکترونیکی جهت ورود اطلاعات در سیستم را طراحی نماید.
امکان ثبت کالاها و عملیات اجرا شده به تفکیک محل اجرا
یکی از مسائل موردنیاز جهت ثبت اطلاعات کالاها و عملیات اجرا شده در پروژه این است که محل اجرا و استفاده از هر کالا یا عملیات نیز مشخص گردد. مشخص بودن محل انجام کار این امکان را برای ناظران پروژه فراهم می نماید تا بتوانند کنترل های مربوط به عدم اعلام کارها به صورت تکراری (و دریافت چندباره مبلغ یک کار) را در مورد اطلاعات کارهای انجام شده توسط پیمانکار به انجام برسانند. جهت ثبت اطلاعات مربوط به محل اجرای هر کار باید در ابتدا فیلدهای متنی یا عددی موردنظر (بیانگر مشخصات محل اجرا) را در الگوی گزارش نظارت بر اجرا تعریف نمود. پس از این می توان در هر گزارش نظارتی تعداد دلخواهی (از یک تا 30 مورد) محل اجرا تعریف نموده و با ثبت مشخصات هر محل اجرا (طبق فیلدهای تعریف شده در الگوی گزارش نظارتی) مقادیر مصالح مصرفی و عملیات اجرا شده در هر محل را به صورت جداگانه ثبت نمود.
ثبت و کنترل عملیات محاسباتی
یکی از مسائلی که نظارت و کنترل اجرائیات برخی پروژه ها را با پیچیدگی مواجه می نماید بحث عرض ها، عمق ها، مقیاس ها و یا متراژهای مختلف در مورد انجام یک کار مشترک است. به عنوان مثال ساده درنظر بگیرید که آیتمی مثل «حفاری به عمق یک متر» با یک قیمت مشخص در فهرست بهای یک قرارداد موجود باشد. در نتیجه تمام مواردی که حفاری دقیقا به عمق یک متر انجام شده باشد به سادگی و مشابه سایر اقلام اجرایی قابل محاسبه و پرداخت به پیمانکار می باشد. اما در عمل با توجه به شرایط مختلف محل اجرای کار ممکن است حفاری با عمقی کمتر و یا بیشتر انجام گردد.
البته یک روش پاسخگویی به چنین مواردی این است که ناظر بر اجرا، مقدار اجرا شده را در ضریب مربوطه ضرب نموده و مقدار اجرا شده کار را بیشتر و یا کمتر اعلام نماید که این روش از یک سو امکان سوء استفاده را فراهم نموده و کنترل مقادیر اجراشده این موارد را بسیار دشوار می نماید. اما در سیستم نظارت بر اجرای مپسان ناظر بر اجرا به سادگی می تواند (مثلا در این مورد) عمق های مورد استفاده را به صورت عملیات محاسباتی وابسته به عملیات «حفاری با عمق یک متر» تعریف نموده و مقدار اجرا شده واقعی را بر اساس عمق موردنظر در سیستم ثبت نماید. در نتیجه در این حالت در هنگام صدور صورت وضعیت نیز مقدار واقعی کار اجرا شده درج شده و در مقابل قیمت واحد بر اساس ضریب این عملیات محاسباتی محاسبه می گردد.
امکان کنترل مقادیر اجرا شده بر اساس برآورد، مقدار تحویلی و یا تاییدشده
یکی از روش هایی که می تواند به کنترل هزینه ها در سازمان های پروژه محور کمک نماید کنترل مقادیر مصالح مصرف شده و عملیات اجرا شده در پروژه ها می باشد. به عبارت دیگر با توجه به این که پیمانکار باید مجموعه متنوعی از کارها را در پروژه به انجام برساند در هر موضوع می توان مقادیر در حال ثبت (به عنوان کالای مصرف شده یا عملیات اجرا شده) را توسط سیستم کنترل و محدود گردد. در نتیجه با استفاده از این قابلیت، پیمانکار و ناظر اجرایی آزاد نیستند تا هر مقدار دلخواهی را به عنوان مقدار کار انجام شده در سیستم ثبت نمایند و سیستم بر اساس قوانینی مقداری که به عنوان کار اجرا شده اعلام می گردد را کنترل می نماید.
البته شاید این مساله طرح گردد که انجام این کنترل ها تا حدودی نیازمند صرف وقت جهت تکمیل و تصحیح اطلاعات در سیستم می باشد. اما در مقابل باید به این نکته توجه که محدود نبودن و نداشتن سقف مشخص در مورد هر یک از کالاها و عملیات پروژه ممکن است هزینه بسیار بیشتری را بابت پرداخت هزینه مقادیر ثبت شده در سیستم به کارفرما تحمیل نماید.
یکی از روش های قابل استفاده جهت کنترل کارهای اجرا شده که در مورد کالاها و عملیات پروژه قابل استفاده است کنترل بر اساس برآورد مندرج در فهرست بهای پروژه می باشد. به این ترتیب که سیستم کنترل می کند که در مورد هر کالا یا عملیات جمع کل مقادیر اجرا شده تایید شده از برآورد مندرج در فهرست بها بیشتر نباشد. البته در صورت نیاز طراح به تغییر در طرح، امکان تغییر مقادیر برآورد شده در فهرست بهای قرارداد با استفاده از اصلاحیه های برآورد (در قسمت کنترل برآورد پروژه) امکان پذیر می باشد.
روش دیگر که جهت کنترل مقادیر کالای اجرا شده در پروژه قابل استفاده استفاده است توجه به مقادیر کالای تحویل شده به پیمانکار (از انبار کارفرما) می باشد که این روش را در مورد کالاهایی که از جانب کارفرما تامین می گردد می توان استفاده نمود. در مورد کالای تامین شده توسط پیمانکار، در صورتی که (با استفاده از قابلیت تایید فنی) مقادیر مورد تایید کالا در سیستم ثبت شوند می توان مقادیر مصرف شده کالا را بر اساس میزان تایید فنی ثبت شده در سیستم کنترل و محدود نمود.
گردش کاری گزارش نظارتی در کارتابل وظایف گردش کار
با توجه به امکان استفاده از گردش کار در مورد گزارش های نظارتی، فرآیند ثبت و تایید یک گزارش نظارتی می تواند در چندین مرحله و با عبور از کارتابل وظایف چندین نفر انجام گردد. به عنوان مثال این مراحل می توانند شامل مرحله ورود اطلاعات توسط اپراتور (یا نماینده پیمانکار)، مرحله تایید صحت اطلاعات توسط ناظر اجرایی و در آخر تایید نهایی اطلاعات توسط مسئول دفتر فنی (یا مدیر تیم نظارتی مربوطه) باشد. در نتیجه با استفاده از مکانیزم گردش کار، با تایید شدن فرم در هر مرحله از کار این فرم به کارتابل نفر بالاتر ارجاع شده و وی نیز در صورت مشاهده اشکال در اطلاعات می تواند فرم را به مرحله قبل عودت دهد.
کنترل وجود تکرار در بین اجرائیات ثبت شده در سیستم
یکی از امکانات قابل استفاده در این سیستم، انجام کنترل در مورد وجود کار تکراری در میان اطلاعات ثبت شده می باشد. به بیان دیگر در این حالت سیستم سعی می نماید تا کارهایی که احیانا یک بار انجام شده ولی عمدا یا سهوا چندین بار در سیستم ثبت شده است را شناسایی نماید. البته انجام این کنترل در صورتی امکانپذیر است که با استفاده از قابلیت ثبت محل های اجرا، اطلاعات این که هر آیتم اجرایی در چه محلی اجرا شده است در سیستم موجود باشد. در نتیجه سیستم در مورد هر گزارش نظارتی می تواند کنترل نماید که در مورد هر یک از آیتم های کالا یا عملیات اجرا شده در یک محل، آیا همین کالا/عملیات (و یا موارد مشابه آنها) پیش از این نیز در همین محل اجرا شده اند یا خیر؟ در نتیجه در صورت یافت شدن چنین مواردی سیستم می تواند هشدار لازم را به کاربر اعلام نموده و ثبت توضیحات در مورد علت تکرار را از ناظر اجرایی درخواست نماید.
