فرآیند درخواست خرید/فروش کالا و خدمات
ثبت درخواست خرید/فروش شروع فرایند کار در سیستم خرید و تدارکات مپسان می باشد. در هنگام ثبت این درخواست، کاربر لیست کالاها و خدمات موردنظر خود را به همراه مقادیر و قیمت های تخمینی هر یک از کالاها و خدمات در سیستم نموده و گردش کار خرید/فروش را در سیستم آغاز می نماید.
مدیریت مستندات در سیستم خرید و تدارکات مپسان
در هنگام ثبت درخواست خرید کالا و خدمات کاربر میتواند مستندات مربوطه را در فرم درخواست ضمیمه نماید. در نتیجه در مراحل بعدی و نیز در هنگام جستجو، به سادگی میتوان مدارک مربوط به این درخواست را که در فرآیند خرید کالا بارگذاری شده است مشاهده نمود.
همچنین سیستم می تواند با توجه به نوع درخواست، لیست مدارک ضمیمه شده به درخواست خرید کالا و خدمات را بررسی نموده و هشدار لازم را به کاربر در مورد فقدان مدارک موردنیاز اعلام نماید.
مراحل تایید درخواست خرید کالا و خدمات
پس ازثبت یک درخواست خرید ملزومات در سیستم، لازم است که قبل از شروع روال خرید، این درخواست خرید کالا و خدمات مراحل مختلفی را جهت تایید طی نماید. به عنوان مثال ممکن است یک درخواست خرید ملزومات نیازمند تایید افراد مختلفی مانند مدیر حوزه متقاضی، مدیر مالی و اداری، مسئول بودجه، مسئول کنترل کالا، مدیر تدارکات و … باشد که انجام مراحل تایید به سادگی با استفاده از نرم افزار تدارکات و خرید مپسان قابل انجام میباشد.
کنترل بودجه و تامین اعتبار
تامین اعتبار در فرآیند درخواست خرید کالا و خدمت با ارجاع درخواست خرید کالا به کارشناسان بودجه و اعتبارات انجام میگردد. در نتیجه در صورت عدم اعتبار کافی برای انجام خرید، درخواست خرید کالا و خدمات عودت داده شده والا اطلاعات مربوط به بودجه و تامین اعتبار در سیستم ثبت می گردد.
کنترل موجودی کالا در فرآیند درخواست خرید کالا
یکی از مراحل قابل انجام در فرآیند خرید کالا مربوط به کنترل موجودی انبار در هنگام خرید میباشد. درنتیجه درخواست خرید کالا و خدمات در یک یا چند مرحله می تواند به کارشناسان کنترل موجودی کالا ارجاع گردد. این کارشناسان با استفاده از لینک با سیستم انبار میتوانند کالاهای موجود در انبار را از درخواست خرید کالا با ثبت توضیحات حذف نمایند. در صورت حذف شدن کالاها از درخواست خرید کالا، اعلان مناسب به کارشناسان حوزه متقاضی در مورد موجود بودن این کالاها در انبار ارسال می گردد.
تایید کمیسیون سفارشات
در صورتی که یک درخواست خرید کالا و خدمت به تایید کمیسیون سفارشات نیاز داشته باشد میتوان این موضوع را در فرم درخواست خرید کالا اعلام نمود. در نتیجه این درخواست می تواند در جلسات کمیسیون سفارشات مورد بررسی قرار گرفته و در صورت تایید این کمیسیون، مراحل خرید کالا انجام گردد.
