کنترل برآورد پروژه

پس از خاتمه یافتن فرآیند خرید، خروجی فرآیند خرید به صورت یک قرارداد و یا فاکتوری که باید توسط تامین کننده انجام گردد به سیستم نظارت بر اجرا تحویل داده می شود. در نتیجه مجموعه کالاها و خدمات مندرج در این فاکتور یا قرارداد به عنوان مبنای عملکرد سیستم نظارت بر اجرا قابل استفاده می باشد. با توجه به هزینه های بالای تامین بسیاری از کالاها و خدمات، وجود سازوکار مناسب جهت نظارت صحیح بر کالا و عملیات اجرا شده در پروژه ها می تواند به مدیریت صحیح هزینه های پروژه و در نتیجه کاهش هزینه های سازمان کمک نماید.

دریافت برآورد اولیه از سیستم تدارکات

با خاتمه فرآیند خرید یا فروش کالاها و خدمات در واحد تدارکات، نتیجه کار به صورت برآورد اولیه قرارداد شامل فهرست بهای کالاها و خدمات مندرج در قرارداد (یا فاکتور) در  سیستم نظارت بر اجرا درج می گردد. در نتیجه به صورت پیش فرض در ادامه روند کار، امکان کنترل اتوماتیک موارد اجرا شده توسط پیمانکار برای سیستم فراهم می گردد.

امکان ثبت و استفاده از قیمت های پیش بینی شده قرارداد

در برخی موارد، قسمتی از متن قرارداد به کالاها و خدماتی که جزو برآورد قرارداد درنظر گرفته (نشده اند) ولی احتمال  مواجهه با آنها در خلال اجرا وجود دارد پرداخته می شود. مزیت وجود این موارد در متن قرارداد بدین علت است که در صورت بروز چنین مواردی، از ابتدای کار توافق بین طرفین در مورد قیمت اجرای کار حاصل شده و در نتیجه از اختلافات احتمالی بین کارفرما و پیمانکار در مورد قیمت اجرای این موارد اجتناب خواهدشد.

امکان ثبت کالاهای تامین کارفرما

یکی از راهکارهایی که در برخی از سازمان های پروژه محور (جهت افزایش کیفیت و کاهش بهای تمام شده پروژه ها) مورداستفاده قرار می گیرد این است که سازمان راسا اقدام به تامین کالاهای اصلی پروژه می نماید. در این حالت سازمان می تواند از یک سو استانداردهای کیفی موردنظر را به صورت جدی تری در هنگام خرید کنترل نموده و از سوی دیگر از مزایای قیمت پایین برای خرید عمده بهره مند شود. در این موارد نیز سیستم با فراهم نمودن امکان ثبت برآورد این اقلام می تواند در کنترل مقادیر مصرفی از کالاهای تامین شده توسط کارفرما در پروژه ها کمک نماید.

امکان ثبت تغییرات ناشی از الحاقیه های قرارداد

در مواردی که در ادامه اجرای یک قرارداد الحاقیه هایی از جانب کارفرما برای قرارداد صادر می گردد علاوه بر امکان مدیریت الحاقیه های قرارداد در صورتی که این الحاقیه ها منجر به تغییر در برآورد اجرایی پروژه شده باشند نیز امکان ثبت تغییرات در برآورد پروژه و لینک نمودن این تغییرات با الحاقیه قرارداد موردنظر در سیستم درنظر گرفته شده است.

امکان ایجاد گروه های مختلف قیمت گذاری برای کالاها و خدمات

در برخی موارد با توجه به طولانی شدن مدت قرارداد و تغییر شدید قیمت ها نیاز است تا قیمت های جدیدی بر اساس الحاقیه قرارداد در سیستم ثبت و اعمال گردد. در نتیجه می توان پس از ثبت الحاقیه قرارداد، تک تک قیمت های جدید را در قالب یک اصلاحیه برآورد (لینک شده به الحاقیه قرارداد) در سیستم ثبت نمود. همچنین در صورت نیاز به مختومه شدن قیمت های قدیم می توان با استفاده از قابلیت کسر برآورد، مقادیر برآورد باقیمانده (پرداخت نشده) از قیمت های قدیم را کلا کسر نمود. در نقطه مقابل می توان قسمتی از برآورد باقیمانده (پرداخت نشده) مربوط به قیمت های قدیم را در سیستم باقی گذاشت تا همچنان امکان پرداخت قسمتی از کار بر اساس قیمت های قدیم در سیستم وجود داشته باشد. جهت آشنایی با روش پرداخت بر اساس گروه های مختلف قیمت گذاری می توانید به قسمت صدور صورت وضعیت مراجعه نمایید.

امکان ثبت و کنترل تغییرات در طرح

در بسیاری موارد پس از ابلاغ و شروع به کار در یک قرارداد نیاز است تا با توجه به مقتضیات اجرا، تغییراتی موردی در طرح و در نتیجه برآورد کالاها و عملیات اجرایی اعمال گردد. به عنوان مثال ممکن است نیاز باشد تا به جای یک کد کالا/عملیات از یک کالا/عملیات با کد دیگر در اجرا استفاده شده یا یک نوع کالا/عملیات دیگر جایگزین یک آیتم کالا/عملیات مندرج در قرارداد بشود. همچنین در موارد بسیاری ممکن است نیاز باشد که با صلاحدید و تایید طراح پروژه، مقدار قابل اجرا از یک کالا/عملیات کاهش یافته و یا افزایش پیدا کند.

در تمام این موارد سیستم امکان اعمال اصلاحات در برآورد کالا/عملیات قابل اجرا در پروژه را برای طراح پروژه فراهم نموده و پس از تایید شدن اصلاحیه برآورد توسط مدیر واحد طراحی، کنترل کالاها و عملیات اجرا شده در پروژه بر اساس برآورد جدید انجام می گردد.

نمایش موجودی انبار به طراح در هنگام استفاده از کالاها

یکی از مسائلی که گاها اجرای پروژه ها را با اخلال مواجه می نماید استفاده نمودن از برخی اقلام فاقد موجودی و یا با موجودی کم کالا در انبار می باشد. یکی از راهکارهای قابل استفاده جهت مواجهه با این مشکل، امکان مشاهده موجودی انبار کالاها، در هنگام ثبت یا مشاهده برآورد کالاهای پروژه می باشد. در نتیجه طراح پروژه در هنگام ثبت و یا مشاهده آیتم های برآورد کالای پروژه به سادگی می تواند دریابد که برخی کالاها از موجودی کافی در انبار برخوردار نیستند.

 

بازگشت به صفحه اصلی نظارت بر اجرای پروژه مپسان