مدیریت مستندات نظارت بر اجرای پروژه

با توجه به این که فرایندهای قانونی و مالی مرتبط با پروژه ها معمولا با استناد به اسناد فیزیکی و کاغذی که به صورت فیزیکی (از طریق امضا یا مهر و …) مورد تایید قرار گرفته اند قابل انجام می باشد مناسب است که در کنار امکان ثبت ریز داده ها در سیستم، قابلیت اسکن و ثبت تصاویر مستندات کاغذی مربوط به فرم های مختلف نیز برای کاربر امکان پذیر باشد. جهت پاسخگویی به این نیازمندی در سیستم نظارت بر اجرای پروژه، قابلیت ضمیمه نمودن تصویر مستندات فیزیکی مربوط به فرم درنظر گرفته شده است.

در نتیجه با استفاده از این قابلیت، کاربر می تواند در فرم موردنظر نسبت به بارگذاری اسناد فیزیکی مربوط به اطلاعات فرم اقدام نماید. پس از بارگذاری یک سند می توان نوع سند و اطلاعاتی مانند تاریخ سند، شماره سند و توضیحات را در مورد آن مقداردهی نمود. در صورتی که فرم جاری در قالب یک گردش کار در حرکت باشد سیستم می تواند دسترسی به این سند را کنترل نماید. بدین صورت که سندی که مثلا در مرحله الف بارگذاری شده است تنها در همین مرحله قابل حذف یا جایگزینی بوده و متصدیان سایر مراحل گردش کار تنها می توانند آن را مشاهده نمایند.

لازم به ذکر است که تمام مستنداتی که در رابطه با یک قرارداد در فرم های مختلف سیستم بارگذاری می گردند در یک محل مرتبط با همین قرارداد نگهداری می شوند. در نتیجه کاربر با مراجعه به مستندات یک قرارداد می تواند اطلاعات فایل هایی که در فرم های مختلف در رابطه بااین قرارداد بارگذاری شده اند را مشاهده نماید.

 

بازگشت به صفحه اصلی نظارت بر اجرای پروژه مپسان