صدور صورت وضعیت
یکی از موضوعاتی که معمولا زمان قابل توجهی از پرسنل ناظر بر اجرای پروژه و نیز پرسنل واحد مالی سازمان (که با پرداخت های پروژه سروکار دارند) را به خود معطوف می نماید مبحث محاسبه و کنترل صورت وضعیت های مربوط به یک پروژه می باشد. در پروژه های بزرگ، در هنگام محاسبه یا کنترل یک صورت وضعیت، ناظر پروژه (و یا ممیز مالی سازمان) معمولا با حجم وسیعی از کارهای انجام شده در موضوعات کاری مختلف و نیز محل های اجرا یا جبهه های کاری مختلف پروژه سروکار دارد که جهت پرداخت هر آیتم باید اطمینان حاصل نماید که اولا-این کار بدون نقص تحویل شده و ثانیا-تا کنون پرداختی بابت انجام این کار به پیمانکار انجام نشده و ثالثا-برآورد کافی جهت پرداخت این آیتم وجود دارد و رابعا در صورت وجود چند قیمت از این آیتم در قرارداد (و الحاقیه های قرارداد) این آیتم با قیمت صحیح به پیمانکار پرداخت گردد.
گردش فعالیت های مربوط به صورت وضعیت در کارتابل گردش کار
یکی از امکانات ایجاد شده در فرم صدور وضعیت سیستم نظارت بر اجرای پروژه مپسان، امکان گردش در کارتابل افراد بر اساس فرآیند کاری صورت وضعیت می باشد. در نتیجه با ایجاد صورت وضعیت توسط ناظر یا کارشناس مسئول پروژه، تسک مربوط به آن در کارتابل وی قرار می گیرد. با ارجاع این صورت وضعیت، در صورتی که برآورد موجود برای پرداخت آیتم های موردنظر کافی نباشد این صورت وضعیت جهت تکمیل برآورد به کارتابل طراح پروژه ارسال می گردد. در ادامه صورت وضعیت مراحل بعدی را تا تایید نهایی طی خواهد نمود.
انتخاب عملیات اجرا شده جهت پرداخت
ناظر پروژه در هنگام صدور صورت وضعیت لیست برگه های گزارش نظارتی که هنوز قسمتی یا تمام آنها به پیمانکار پرداخت نشده اند مشاهده می کند. با تیک زدن هر گزارش نظارتی تمام عملیات اجرا شده مندرج دراین گزارش نظارتی جهت پرداخت به صورت وضعیت اضافه می شوند. البته آیتم هایی که در صورت وضعیت های قبل انتخاب شده اند طبیعتا به این صورت وضعیت اضافه نمی شوند. در نتیجه می توان اطمینان پیدا کرد که در صورت پرداخت یک آیتم، این آیتم مجددا در صورت و وضعیت های بعدی ظاهر نشده و آیتمی که یک بار در سیستم ثبت شده تنها یک بار پرداخت خواهد شد.
از سوی دیگر در صورتی که در اجرای برخی آیتم ها مشکلی وجود داشته و ناظر قصد پرداخت آنها را ندارد می تواند تیک مربوط به این عملیات را برداشته و صورت وضعیت را ذخیره نماید. در نتیجه این آیتم از این صورت وضعیت حذف شده و پرداخت آن به صورت وضعیت های بعدی موکول خواهد شد.
استفاده از رنگ بندی جهت بیان وضعیت پرداخت گزارش های نظارتی
در هنگام مشاهده لیست گزارش های نظارتی در صورت وضعیت و یا در لیست گزارش های نظارتی، سیستم با استفاده از رنگ بندی وضعیت پرداخت هر گزارش نظارتی را بیان می نماید. بدین صورت که ناظر با دیدن گزارش نظارتی به رنگ سبز متوجه می شود که این گزارش نظارتی به صورت کامل جهت پرداخت انتخاب شده است. همچنین گزارش های نظارتی با رنگ زمینه زرد بدین معنی است که قسمتی از این گزارش نظارتی پرداخت شده ولی هنوز برخی آیتم های آن به پیمانکار پرداخت نشده است. اما در صورتی که رنگ زمینه گزارش نظارتی سفید باشد یعنی هیچ آیتمی از این گزارش نظارتی هنوز جهت پرداخت انتخاب نشده است. در نتیجه با این رنگ بندی در لیست گزارش های نظارتی، ناظر و یا پیمانکار به سادگی متوجه می شوند که چه مواردی پرداخت شده و چه مواردی برای پرداخت باقی مانده اند.
پرداخت اقلام کالای رسید شده به انبار
در صورت تحویل کالاها از جانب پیمانکار به انبار کارفرما، لیست اقلام رسیدهای انبار ثبت شده در سیستم در صورت وضعیت به کاربر ارائه شده و کاربر می تواند موارد مورد نظر جهت پرداخت را انتخاب نماید. در نتیجه اقلام کالای تحویل شده به انبار طبق قیمت مندرج در قرارداد (یا فاکتور) جهت پرداخت درنظر گرفته می شوند.
پرداخت اقلام کالای مصرف شده حین اجرای پروژه (پای کار)
جهت پرداخت مبلغ لوازم و مصالح مصرفی در حین اجرای پروژه لازم است که ابتدا فرمی با عنوان صورتجلسه تحویل مستقیم کالا در پروژه در سیستم ثبت گردد. در این فرم کاربر در ابتدا گزارش های نظارت بر اجرای موردنظر را انتخاب نموده و سیستم بر اساس آنها جمع مقادیر قابل پرداخت به پیمانکار بابت این کالاها را محاسبه می نماید. در انجام این محاسبه عوامل متعددی مانند مقادیر تحویلی به پیمانکار از انبار کارفرما، مقادیر تایید فنی (دارای کنترل کیفی) و مقدار برآورد کالا در این پروژه می تواند مدنظر قرار گیرد. جهت توضیحات بیشتر در این موضوع می توانید به قسمت تسویه حساب کالای تامین پیمانکار در پروژه ها در سیستم کنترل کالای پروژه مراجعه نمایید.
عملکرد سیستم در صورت وجود چند مبنای قیمت گذاری
در برخی قراردادها به علت طولانی شدن مدت اجرای کار و بروز تغییرات جدی در قیمت های اقلام اجرائی، نیاز به اعمال تغییرات قیمت در آیتم های اجرایی قرارداد و یا استفاده از فهرست بهای سال های مختلف جهت محاسبات صورت وضعیت ها به وجود می آید. در چنین شرایطی با استفاده از قابلیت های کنترل برآورد پروژه می توان بر اساس الحاقیه های قرارداد صادره، چندین گروه قیمت گذاری برای کالاها و عملیات موجود در فهرست بهای این قرارداد ایجاد نمود.
در نتیجه در هنگام صدور صورت وضعیت می توان مبنای قیمت گذاری جهت تعیین قیمت های پیش فرض را انتخاب نمود. در نتیجه کالاها و عملیات انتخاب شده، قیمت خود را از مبنای قیمت گذاری موردنظر دریافت خواهند کرد. البته در صورتی که برآورد کافی جهت پرداخت برخی از لوازم یا عملیات اجرا شده در این مبنای قیمت گذاری وجود (نداشته باشد) سیستم به صورت اتوماتیک به گروه های قیمت های گذاری بعدی سوئیچ کرده و مابقی مقادیر اجرا شده را بر اساس مبنای قیمت گذاری بعدی محاسبه خواهد کرد.
امکان افزایش برآورد بر اساس مقادیر کار تایید شده بیش از برآورد
یکی از مسائلی که می تواند کنترل برآورد بر روی کالاها و عملیات اجرا شده در پروژه را با مشکل مواجه نماید مواردی است که برخی کارها با هماهنگی شفاهی (تلفنی) بین ناظر و طراح پروژه با انحراف یا تغییر نسبت به برآورد ثبت شده پروژه انجام می گیرد. در نتیجه سیستم در هنگام پرداخت چنین مواردی طبق روال استاندارد، مانع از پرداخت افزودن بر برآورد مندرج در فهرست بها و طرح پروژه می گردد. با توجه به این موضوع جهت تسهیل مواردی که کار انجام شده افزودن بر آورد مورد تایید طراح پروژه می باشد قابلیت افزایش اتوماتیک برآورد در سیستم درنظر گرفته شده است.
جهت استفاده از این قابلیت، ناظر پروژه می تواند تمام عملیات اجرا شده و یا کالاهای رسیدشده موردنظر را (فارغ از این که برآورد کافی دارند یا خیر) در فرم صورت وضعیت انتخاب نماید. در ادامه، سیستم مواردی که برآورد کافی جهت پرداخت ندارند را با رنگ زمینه زرد مشخص (هایلایت) نموده و این صورت وضعیت را به کارتابل طراح ارجاع می دهد. طراح پروژه می تواند با استفاده از دکمه افزایش برآورد، یک اصلاحیه ایجاد کرده و تمام مقادیر اجرا شده بیش از برآورد را مشاهده نماید. در ادامه در صورت عدم پذیرش برخی آیتم ها، طراح می تواند موارد غیرقابل قبول را حذف نموده و مابقی را تایید نماید. در نتیجه در ادامه کار، تنها مبلغ مربوط به مواردی که «انجام کار بیش از برآورد» مورد تایید طراح پروژه بوده است به این صورت وضعیت اضافه خواهدشد.
