مدیریت ضمانت نامه های قراردادها
در صورت بالا بودن حجم قراردادهای سازمان، یکی از دغدغه ها در واحد امور قراردادها، مدیریت صحیح و انجام اقدامات به موقع در مورد ضمانت نامه قراردادها می باشد. سیستم مدیریت قرارداد مپسان با کمک به تعیین تکلیف ضمانت نامه قراردادهای خاتمه یافته از یک سو و ارائه گزارشات مناسب جهت تمدید به موقع ضمانت نامه قراردادهای درجریان میتواند به کاهش دغدغه پرسنل فعال در این زمینه کمک نماید.
دریافت ضمانت نامه ها در فرآیند خرید
پس از طی شدن مراحل اولیه درخواست خرید/فروش کالاها و خدمات در نرم افزار خرید و تدارکات مپسان در مواردی که ادامه کار منجر به روال ارجاع سفارش و عقد قرارداد می گردد مشخصات کلی و تصویر ضمانت نامه های پیمانکار نیز در حین اجرای روال های مذکور در سیستم قابل ثبت می باشد. در نتیجه سیستم خرید و تدارکات مجموعه ای از ضمانتنامه ها را به عنوان ورودی به سیستم مدیریت قراردادها ارسال می نماید.
ضبط، آزادسازی، ابطال و تمدید ضمانت نامه ها
پس از ثبت اولیه اطلاعات ضمانتنامه ها، عملیات مختلفی در چرخه حیات ضمانتنامه بر روی آن قابل انجام می باشد که مسئول ضمانتنامه ها به سادگی میتواند آنها در سیستم اعمال نموده و وضعیت ضمانت نامه را به روز نماید.
تهیه و نگهداری سوابق نامه های ارسالی و دریافتی در مورد ضمانت نامه ها
در مورد هر ضمانت نامه ممکن است نامه های مختلفی بین واحد امور قراردادها، حوزه متقاضی، پیمانکار، بانک و … ردوبدل گردد. در نتیجه با دریافت این نامه ها از سیستم از یک سو و نیز ثبت و نگهداری سوابق نامه ها در سیستم می توان به ساده سازی فعالیت های امور قراردادهای سازمان کمک نمود.
گزارشات ضمانت نامه ها
گزارشات ضمانت نامه ها با ارائه اطلاعات در مورد قراردادهای خاتمه یافته، ضمانت نامه های نیازمند تمدید و موارد مشابه خدمات مناسبی را جهت تسهیل مدیریت ضمانت نامه ها در سازمان ارائه نمایند.
