تسویه حساب کالای تامین کارفرما در پروژه ها
در صورتی که قسمتی از کالای پروژه ها از جانب سازمان کارفرما تامین گردد در انتهای هر یک از این پروژه ها نیاز خواهدبود تا فرآیند تسویه حساب کالایی با پیمانکار پروژه به انجام برسد. در این فرآیند در مورد هر یک از کالاهای استفاده شده در پروژه، در ابتدا جمع مقادیر تحویلی به پیمانکار لحاظ شده و پیمانکار در مقابل آن پاسخگو می باشد. در نتیجه لازم است تا پیمانکار این کالاها و مصالح را در پروژه (در قالب گزارش های نظارتی تاییدشده) به مصرف رسانده و مابقی مقادیر غیرلازم را به انبار برگشت داده باشد. البته ممکن است اجرای برخی انواع کالا با پرت همراه باشد که در این موارد سیستم می تواند درصدی را نیز به عنوان درصد پرت درنظر گرفته و آن را به عنوان پرت اجرای کار از مانده بدهکاری پیمانکار در این کالاها کسر نماید.
گزارش مانده بدهکاری کالایی پیمانکار در یک پروژه
با توجه به توضیحات ارائه شده در مورد نحوه محاسبه مانده بدهکاری کالاها در پروژه در این گزارش اطلاعات مختلفی در مورد عملکرد کالاهای مورد استفاده در پروژه درج می گردد. همچنین موارد مصرف کالا بیش از مقدار تحویلی کارفرما نیز در این گزارش متمایز (هایلایت) شده و به تیم نظارت جهت اعتبارسنجی مقادیر کار اجرایی اعلام شده از جانب کارفرما کمک می نماید.
گزارش مانده بدهکاری کالایی پیمانکار در چند پروژه
در برخی موارد ممکن است که یک پیمانکار فعال (و موردرضایت کارفرما)، در چندین محل اجرایی متفاوت ارجاع کارهایی را از سازمان کارفرما دریافت کرده باشد. هر چند که از دید سازمان کارفرما این کارها در قالب قراردادها (یا فاکتورهای) جداگانه ای در حال اجرا هستند ولی تیم های اجرایی پیمانکار ممکن است نتوانند کالاهای تحویلی در هر پروژه را به صورت جداگانه از یکدیگر کنترل و نگهداری نمایند. در نتیجه مشکلی که در هنگام تسویه حساب کالایی یک پروژه رخ می دهد این است که پیمانکار برخی کالاهای تحویلی این پروژه را در سایر پروژه ها به مصرف رسانده و برخی کالاهای تحویلی سایر پروژه ها را در این پروژه استفاده نموده است. ابزار ارائه شده در سیستم مدیریت کالای پروژه مپسان برای شناسایی چنین مواردی استفاده از گزارش مانده بدهکاری کالا در چندین پروژه می باشد.
در این گزارش کاربر می تواند از بین پروژه های تسویه نشده و یا تمامی پروژه های این پیمانکار، پروژه های موردنظر را انتخاب نموده و اطلاعات گردش این کالا را به صورت جداگانه و تجمیع شده برای تک به تک و تمامی این پروژه ها مشاهده نماید. بدین ترتیب به سادگی می توان مواردی که کالای تحویلی پروژه در پروژه ای دیگر مصرف شده یا به انبار برگردانده شده را تشخیص داده و کار تسویه حساب کالایی این پروژه ها را با سرعت، سهولت و دقت بالاتری به پایان رساند. در صورت نیاز برای درست شدن حساب کالاها به صورت جداگانه در هر پروژه می توان از قابلیت انتقال کالا بین پروژه ها استفاده نمود.
صدور تسویه حساب و قفل شدن برخی عملکردهای پروژه
پس از خاتمه یافتن فرآیند تسویه حساب کالایی و برگردانده شدن کالاهای مازاد پروژه به انبار، فرم تسویه حساب کالایی یا تسویه ملزومات پروژه در سیستم درج می گردد. در نتیجه با ثبت و تایید این فرم، سیستم می تواند در سایر فرم هایی که منجر به ثبت گردش کالایی در این پروژه می شوند، ثبت اطلاعات جدید از سوی کاربر را مسدود نموده و هشدار مناسب را مورد تسویه حساب کالایی پروژه به کاربر اعلام نماید.
