ارزیابی حین کار قراردادها
یکی از ابزارهای بسیار مناسب جهت شناسایی و اولویت بخشیدن به تامین کنندگان و پیمانکاران برتر سازمان، بهره گیری از روال های ارزیابی عملکرد پیمانکاران در حین اجرای پروژه ها و قراردادها می باشد. در نتیجه با بهره گیری از این سازوکار، سابقه ای از عملکرد هر پیمانکار در قراردادهای مختلف به سادگی در دسترس مدیران سازمان قرارداشته و نقاط قوت و ضعف عملکرد هر پیمانکار در پروژه های مختلف به سادگی در دسترس می باشد. از سوی دیگر وجود چنین بانک اطلاعاتی در سطح سازمان می تواند به صورت ضمنی، افزایش انگیزه پیمانکاران را جهت افزایش سرعت و کیفیت کار و جلب رضایت بیشتر کارفرما به همراه داشته باشد.
تعریف الگوهای ارزیابی حین کار برای قراردادهای مختلف
یکی از مسائلی که ممکن است نظارت بر اجرای قراردادها را در یک سازمان بزرگ تا حدودی با چالش مواجه نماید وجود طیف گسترده ای از پروژه ها و قراردادها در حوزه های کاری مختلف می باشد. در نتیجه در هر قرارداد با توجه به موضوع کاری موردنظر نیاز است تا ارزیابی بر اساس شاخص های مرتبط با همین حوزه فعالیت انجام گردد. در سیستم مدیریت پیمانکاران مپسان با تعریف الگوهای ارزیابی حین کار برای موضوعات کاری قراردادهای مختلف می توان امکان ثبت اطلاعات ارزیابی حین کار را برای مجموعه متنوعی از موضوعات کاری مورد استفاده در پروژه های مختلف فراهم نمود. در نتیجه ناظر پروژه در هر یک از پروژه ها می تواند ارزیابی عملکرد پیمانکار را طبق روش استاندارد از پیش تعریف شده به انجام رسانده و نتایج را در قالب الگوی ارزیابی مربوط به این قرارداد در سیستم ثبت نماید.
ثبت اطلاعات ارزیابی به موازات پیشرفت پروژه
یکی از موضوعاتی که ممکن است فرآیندهای ارزیابی حین کار قراردادها را با چالش مواجه نماید عدم ثبت اطلاعات کافی و به موقع در مورد عملکرد قراردادها توسط ناظران پروژه ها می باشد. به عبارت دیگر با توجه به مشغله ناظران پروژه ها ممکن است فعالیت ارزیابی پروژه به موقع انجام نشده و یا نتایج آن در زمان مناسب در سیستم ثبت نگردد که این امر می تواند به کاهش ارزش و به روزنبودن اطلاعات موجود در سیستم ارزیابی تامین کنندگان منجر گردد. راهکار اندیشیده شده جهت رفع این مشکل، اعمال الزام به ثبت این اطلاعات در برهه های خاصی از پیشرفت پروژه ها می باشد. به عنوان مثال با اجباری شدن ثبت اطلاعات ارزیابی حین کار پیمانکار در هنگام صدور صورت وضعیت، در کنار انجام شدن کارهای هر یک از صورت وضعیت های قرارداد، اطلاعات ارزیابی عملکرد پیمانکار (در بازه زمانی منتهی به این صورت وضعیت) نیز باید توسط کاربر مربوطه در سیستم ثبت گردد. در نتیجه با اتخاذ این روش، اطلاعات ارزیابی عملکرد پیمانکار در تمام قراردادهایی که دست کم یک صورت وضعیت برای آنها صادر شده باشد قابل دسترس و قابل استفاده می باشد.
یکپارچگی با اطلاعات ارزیابی نهایی قراردادها
یکی از مزایای بهره گیری از سیستم ارزیابی حین کار قراردادها در نرم افزار مدیریت پیمانکاران مپسان، یکپارچگی اطلاعات ارزیابی حین کار با اطلاعات ارزیابی نهایی قراردادها می باشد. به عبارت دیگر در صورت ثبت امتیازات ارزیابی حین کار پیمانکاران در پروژه ها، امتیاز ارزیابی نهایی در هر قرارداد به صورت اتوماتیک از روی این اطلاعات قابل محاسبه می باشد. علاوه بر این در مورد قراردادهایی که هنوز کار آنها خاتمه نیافته است در صورت ثبت و تایید حتی یک فرم ارزیابی حین کار نیز امتیازات ثبت شده به عنوان وضعیت فعلی اجرای کار تا این مرحله، در فرم ارزیابی نهایی این قرارداد منعکس می شوند. در نتیجه با بهره گیری از این سازوکار، در صورت جستجو و مشاهده تاریخچه عملکرد هر پیمانکار، امتیازات شاخص های کلی ارزیابی (مانند کیفیت، کمیت، سرعت اجرا و …) در قراردادهای خاتمه یافته و نیز قراردادهای در حال اجرای این پیمانکار به سادگی قابل دسترس می باشد.
