کنترل کالای تامین کارفرما در پروژه ها
یکی از روش های قابل استفاده جهت افزایش کیفیت خروجی و نیز کاهش بهای تمام شده پروژه ها، اقدام نمودن سازمان کارفرما جهت برعهده گرفتن تامین تجهیزات و کالاهای اصلی مصرفی در پروژه ها می باشد. در این روش کارفرما می تواند با انجام خرید به صورت کلی و در حجم بالا، امکان تامین منابع کالایی پروژه را با قیمت های پایین تری فراهم نماید. از سوی دیگر کارشناسان فنی سازمان کارفرما می توانند با صرف زمان و دقت کافی، از داشتن شرایط کیفی لازم در مورد کالاهای تامین شده اطمینان حاصل نمایند. استفاده از کالای تامین کارفرما در پروژه ها همچنین می تواند با حذف قسمت عمده ای از مبلغ کالا از قراردادها، امکان همکاری با طیف وسیع تری از پیمانکاران را برای سازمان فراهم نماید. همچنین در صورت وجود تورم قیمتی غیرقابل پیش بینی کالاهای موردنظر، این روش می تواند ریسک مربوط به قیمت کالا را از قراردادها نموده و به پیمانکار جهت ارائه قیمت دقیق تر کمک نماید. در صورت تامین کالاهای موردنیاز پروژه ها از سوی کارفرما، می توان از امکانات مختلف ارائه شده توسط سیستم کنترل کالای پروژه مپسان جهت افزایش دقت و سادگی امور استفاده نمود.
صدور پیش حواله انبار پروژه
در مواردی که در حین اجرای قرارداد، پیمانکار پروژه جهت پیشبرد کار درخواست تحویل کالا از انبار را ارائه می نماید این درخواست می تواند در سیستم ثبت شده و یک فرم چاپی از آن شامل موجودی فعلی هر یک از این کالاها نزد این پیمانکار تهیه گردد. در نتیجه ناظر پروژه یا مسئول تیم نظارت بر پروژه، در هنگام تایید تحویل کالا به این پیمانکار می تواند درخواست را بررسی کرده و با توجه به مقدار موجودی مصرف نشده این کالا نزد پیمانکار یا مقدار موجودی این کالا در انبار با تحویل این مقدار کالا به پیمانکار موافقت یا مخالفت نماید.
کنترل موجودی کالا نزد پیمانکار هنگام صدور پیش حواله
یکی از اطلاعاتی که در سیستم کنترل کالای پروژه مپسان در هنگام صدور پیش حواله در اختیار کاربر یا ناظر مربوطه قرار می گیرد مقدار موجودی فعلی هر یک از کالاهای درخواست شده نزد پیمانکار می باشد. موجودی هر کالا نزد پیمانکار بر اساس مقادیر تحویل شده، مصرف شده و یا برگشت شده به انبار در این پروژه محاسبه می گردد. علاوه بر این در صورتی که پیمانکار در چندین محل مختلف در قالب قراردادهای جداگانه در حال همکاری با کارفرما باشد در هنگام محاسبه موجودی هر کالا نزد پیمانکار، مقادیر (تحویلی، مصرفی و برگشتی) در تمامی پروژه های این پیمانکار مدنظر قرار خواهند گرفت.
نکته قابل توجه دیگر مواردی است که مثلا یک پیمانکار در قالب یک شخص حقیقی و نیز یک شخص حقوقی (یا چند شخص حقیقی عضو یک خانواده) در حال همکاری با کارفرما می باشد. در این مورد نیز می توان با استفاده از قابلیت پیمانکاران مرتبط در سیستم مدیریت پیمانکاران مپسان این افراد یا شرکت ها را در یک گروه مشاهده نموده و در هنگام تحویل کالا به هر یک، کل موجودی مصرف نشده این کالا نزد اعضای این گروه پیمانکار را مشاهده نمود.
کنترل موجودی کالا در انبار هنگام صدور پیش حواله پروژه
این سیستم از طریق لینک شدن با سیستم انبار می تواند در هنگام صدور پیش نویس حواله انبار پروژه، موجودی کالا در انبار را نیز به کاربر ارائه نموده و یا در فرم چاپی درج نماید. در نتیجه کاربر در هنگام صدور و یا امضای پیش حواله می تواند از موجودی انبار به سادگی مطلع شده و با انجام اقدامات مقتضی، از اتلاف وقت و هزینه های ناشی از درخواست کالای غیرموجود از انبار اجتناب نماید.
صدور حواله انبار پروژه
پس از صدور و تایید پیش حواله انبار و تحویل شدن کالا به پیمانکار، مقادیر نهایی تحویل شده به پیمانکار از طریق فرم حواله انبار در سیستم ثبت می گردد. در هنگام صدور حواله، سیستم به صورت پیش فرض، مقادیر مندرج در پیش حواله را مدنظر قرار می گیرد ولی این امکان برای کاربر وجود خواهدداشت که در صورت تحویل مقادیری کمتر یا بیشتر از مقدار درخواستی، اصلاحات لازم را اعمال نماید. همچنین در صورتی که این پیش حواله، کلا به پیمانکار تحویل (نشده باشد) کاربر می تواند پیش حواله موردنظر را ابطال نماید.
برگشت کالا به انبار
در خاتمه پروژه و یا در مواردی که فعالیت یک پیمانکار در برخی از زمینه های پروژه پایان یافته است پیمانکار می تواند تجهیزات و مصالح موردنظر را به انبار برگردانده و حساب خود را در زمینه این کالاها با کارفرما صفر نماید.
