امکان ثبت و گزارش گیری از فیلدهای سفارشی پروژه ها

یکی از نکاتی که در هنگام راه اندازی سیستم های مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور باید مورد توجه قرار داد متفاوت بودن و تخصصی بودن عملکرد در هر یک از این سازمان ها می باشد. به بیان دیگر هر چند که روش کلی برنامه ریزی و کنترل پروژه در شرکت های مختلف مشابه می باشد ولی هر شرکت از یک سری روال ها و اطلاعات خاص جهت کنترل پیشرفت پروژه های خوداستفاده می نماید. در نتیجه مناسب است که سیستم مدیریت پروژه، حتی الامکان از قابلیت انعطاف پذیری جهت سازگار شدن با روال های کنترل پروژه در سازمان های مختلف برخوردار باشد.

تعریف و ثبت فیلدهای سفارشی

یکی از قابلیت های موجود در نرم افزارهای مایکروسافت پراجکت و پراجکت سرور استفاده از فیلدهای سفارشی جهت نگهداری اطلاعات مربوط به انواع پروژه های مختلف می باشد. با استفاده از این قابلیت، کارشناسان کنترل پروژه می توانند فیلدهای اطلاعاتی موردنظر خود را در مورد فعالیت ها، پروژه ها و یا منابع تعریف نمایند. در این فیلدهای اطلاعاتی امکان ذخیره سازی انواع مختلف داده ها مانند عددی، متنی، تاریخ و … درنظر گرفته شده است. همچنین کارشناسان کنترل پروژه می تواند در مورد برخی از کاستم فیلدها نسبت به معرفی یک لیست مقادیر اقدام نمایند تا کاربر در هنگام ورود اطلاعات یکی از مقادیر از پیش تعیین شده را در فیلد موردنظر ثبت نماید. لازم به تذکر است که این لیست مقادیر می تواند به صورت یک سطحی و یا سلسله مراتبی (n-سطحی) تعریف گردد.

استفاده از اطلاعات ثبت شده در کاستم فیلدها در گزارشات پروژه

در صورت استفاده از فیلدهای سفارشی و یا کاستم فیلدها در تعریف پروژه ها، سیستم مدیریت پروژه مپسان در هنگام گزارش گیری می تواند خلاصه اطلاعات ثبت شده بر روی پروژه های موردنظر را به کاربر اعلام نماید. به عنوان مثال در صورتی که در مورد هر یک از پروژه ها مقدار سیمان مصرفی در سیستم ثبت شده باشد سیستم در هنگام گزارش گیری از یک گروه پروژه، مقدار کل سیمان مصرفی در این پروژه ها را به کاربر اعلام می نماید. همچنین در هنگام استفاده از گزارش پیشرفت گروهی پروژه ها، کاربر می تواند مثلا با کلیک روی لینک کاستم فیلد «مقدار سیمان مصرفی» یک ستون حاوی مقادیر ثبت شده برای این کاستم فیلد را به گزارش خود اضافه کرده و مقدار سیمان مصرفی را به ازای هر یک از پروژه ها مشاهده نماید. ضمن این که در صورت ارسال این گزارش به Excel کاربر می تواند اطلاعات «مقدار سیمان مصرفی» برای تک تک پروژه ها را در اکسل نیز داشته باشد.

تهیه نمودار پیشرفت پروژه بر اساس اطلاعات کاستم فیلدهای پروژه

همچنین در مواردی ممکن است که میزان پیشرفت کار از طریق فیلدهای سفارشی پروژه ها قابل اعلام باشد. مثلا در پروژه ساخت یک مجتمع ساختمانی که واحدهای مختلف دارای متراژهای متفاوتی هستند را درنظر بگیرید. فرض کنید که برای گزارش گیری از وضعیت انجام کف سازی و انجام سرامیک کف واحدها از سه کاستم فیلد «متراژ کف سازی موردنیاز» و «متراژ کف سازی انجام شده» و «متراژ کاشی و سرامیک انجام شده روی کف» استفاده کنیم. در نتیجه با ثبت اطلاعات  بر روی هر واحد، وضعیت پیشرفت کف سازی و سرامیک در هر واحد مشخص شده و (طبق توضیحات بالا) در گزارشات مختلف پروژه ها، متراژ (کل کف سازی موردنیاز – کل کف سازی انجام شده – کل کاشی و سرامیک کف انجام شده) به کاربر ارائه می گردد.

همچنین با استفاده از امکانات داشبورد مدیریت پروژه  کاربر می تواند وضعیت پیشرفت کف سازی و سرامیک کاری در بلوک ها، طبقات و یا واحدهای مختلف را بر اساس اطلاعات کاستم فیلدهای فوق در قالب نمودار مشاهده نماید. استفاده از این نمودار می تواند مزایای متعددی از جمله موارد زیر را به همراه داشته باشد:

  • امکان تهیه سریع این نمودار در مورد پروژه های موردنظر و کاستم فیلدهای دلخواه از طریق داشبورد مدیریت پروژه
  • ارائه اطلاعات به روز وضعیت پیشرفت پروژه بر اساس آخرین اطلاعات ثبت شده در سیستم
  • امکان حذف برخی قسمت های نمودار که فعلا موردنیاز نیستند
  • ارائه اطلاعات پیشرفت پروژه ها به مدیریت ارشد سازمان در یک نگاه

بازگشت به صفحه اصلی سیستم مدیریت پروژه پروژه مپسان