کارتابل فعالیت های پروژه و وظایف گردش کار

یکی از مزایای استفاده از نرم افزار پراجکت سرور در سازمان ها، فعال شدن کارتابل فعالیت های کنترل پروژه برای اعضای تیم های اجرایی می باشد. در نتیجه هر فرد می تواند فعالیت های مربوط به خود در پروژه های مختلف را مشاهده کرده و در هنگام وقوع پیشرفت کار و یا مشکلات اجرایی در کار، این رخدادها را در کارتابل کنترل پروژه خود ثبت نماید. در طرف مقابل، مدیر پروژه نیز می تواند با استفاده از کارتابل تاییدات پروژه، پیشرفت ها و مشکلات ارسالی از کاربران را مشاهده و در هنگام تایید یا رد این موارد، نظر خود را بر روی آنها ثبت نماید. البته به این نکته باید توجه داشت که پراجکت سرور یک ابزار عمومی و مشترک بین تمام سازمان های پروژه محور (در دنیا) بوده و طبیعتا پاسخگوی تمامی نیازهای هر یک از سازمان های پروژه محور نمی باشد. بدین جهت در نرم افزار مدیریت پروژه مپسان، اصلاحات متعددی در این کارتابل جهت تسهیل راه اندازی مدیریت پروژه در سازمان انجام شده است.

نمایش وضعیت فعالیت های کارتابل کنترل پروژه

یکی از مسائلی که بعضا کارشناسان کنترل پروژه در هنگام راه اندازی و استقرار نرم افزار مایکروسافت پراجکت سرور در سازمان ها با آن مواجه می شوند عدم ارائه یک دسته بندی قوی و کامل برای فعالیت های موجود در کارتابل می باشد. به عنوان مثال فعالیت های واگذار شده به یک فرد ممکن است در وضعیت های مختلفی از جمله موارد زیر قرار داشته باشند:

  • این فعالیت خاتمه یافته است
  • این فعالیت خاتمه نیافته ولی پیش نیازهای آن هنوز انجام نشده و این فعالیت امکان شروع ندارد
  • این فعالیت آماده انجام می باشد
  • این فعالیت جهت ثبت اطلاعات در کارتابل این شخص قرار گرفته و متصدی اجرای کار فرد دیگری است
  • این فعالیت آماده انجام می باشد ولی پروژه مربوطه در وضعیتی مانند معلق، کنسلی و … به سر می برد
  • کاربر درصدی را روی این فعالیت ثبت کرده ولی ارسال نکرده است
  • کاربر درصد را ارسال کرده ولی مدیر پروژه درصد ارسالی کاربر را هنوز تایید نکرده است
  • مدیر پروژه درصد پیشرفت ارسالی کاربر را رد کرده (نپذیرفته) است
  • مدیر پروژه درصد را تایید کرده ولی موتور پراجکت سرور درصد تایید شده را پردازش ننموده است
  • و ….

با توجه به موارد فوق، بدین جهت که کاربر در مورد هر تسک به سادگی بتواند وضعیت فعلی آن را تشخیص دهد یک فیلد سفارشی جهت نگهداری وضعیت به سیستم اضافه شده و به صورت مداوم توسط سرویس به روزرسانی پروژه ها به روز نگه داشته می شود. همچنین کاربر با گروه بندی روی این فیلد می تواند به سادگی روی کارهایی که هم اکنون منتظر انجام توسط وی هستند تمرکز نماید.

نمایش اطلاعات تکمیلی فعالیت در کارتابل کنترل پروژه

یکی دیگر از مسائلی که کاربران نرم افزار پراجکت سرور احیانا با آن مواجه می شوند کافی نبودن اطلاعات ارائه شده در مورد محل قرار گرفتن فعالیت در پروژه می باشد. نرم افزار پراجکت سرور در مورد هر یک از فعالیت های پروژه دو فیلد «نام فایل پروژه» و «سلسله مراتب فعالیت» را در کارتابل وظایف خود به کاربر ارائه می نماید. فیلد «نام فایل پروژه» که یک مقدار بسیار کلی بوده و ممکن است هزاران فعالیت در این فایل پروژه حضور داشته باشند. از سوی دیگر فیلد «سلسله مراتب فعالیت» نیز شامل تمامی خلاصه فعالیت های (Summary Task های) موجود در سلسله والدهای این فعالیت در این فایل پروژه می باشد که این فیلد نیز می تواند به سردرگم شدن کاربر عادی منجر شود. بدین جهت با استفاده از قابلیت فیلدهای سفارشی پروژه ها، فیلد مناسب جهت مشخص نمودن محل اجرای هر فعالیت به سیستم اضافه شده و کاربر با گروه بندی روی این فیلد می تواند فعالیت های مربوط به هر محل اجرا را به صورت جداگانه مشاهده نماید.

نمایش سوابق نظرات ثبت شده بر روی فعالیت ها

یکی دیگر از مشکلاتی که احیانا کاربران در هنگام استفاده از کارتابل پراجکت سرور با آن مواجه می شوند عدم دسترسی ساده به سوابق نظرات ثبت شده بر روی فعالیت ها می باشد. به صورت عادی کاربر، جهت مشاهده نظرات قبلی که بر روی این فعالیت ارسال نموده است باید روی هر فعالیت کلیک کرده و صفحه مشخصات آن را باز نماید. با توجه به این که باز کردن تک تک فعالیت ها جهت مشاهده سوابق آنها بسیار دشوار می باشد در نرم افزار مدیریت پروژه مپسان این امکان درنظر گرفته شده تا سوابق اخیر نظرات ثبت شده روی یک فعالیت در مقابل همان فعالیت در کارتابل وظایف پراجکت سرور به وی ارائه گردد. در نتیجه کاربر به سادگی می تواند نظراتی که در روزها و هفته های گذشته در مورد یک فعالیت ارسال نموده را به خاطر آورده و بر روی اقدامی که در این مرحله روی هر فعالیت باید انجام گردد متمرکز گردد.

امکان بارگذاری مستندات پروژه

یکی از امکاناتی که در سیستم مدیریت پروژه مپسان به پراجکت سرور اضافه شده است قابلیت بارگذاری مستندات پروژه می باشد. با استفاده از این قابلیت، کاربر می تواند پس از اتمام فعالیت خود مستندات و یا تصاویر مربوط به انجام کار را در سیستم بارگذاری نماید. همچنین با استفاده از این قابلیت کاربر با کلیک روی لینک هر فعالیت، به سادگی می تواند به مستنداتی که در مراحل قبلی پروژه بر روی این فعالیت بارگذاری شده است دسترسی پیدا کند.

دسترسی به گزارش پیشرفت پروژه

طبق توضیحاتی که در بالا گفته شد (بر اساس اصلاحات انجام شده) کاربر در هنگام مشاهده یک فعالیت در کارتابل وظایف خود به سادگی می تواند نظراتی که اخیرا بر روی این فعالیت ثبت نموده است را مشاهده نماید. اما کاربر ممکن است با مشاهده فعالیت های مختلف پروژه، سوابق اقداماتی که در مورد سایر فعالیت های این پروژه انجام شده است را مشاهده نماید. بدین منظور این امکان برای کاربر فراهم شده است تا از طریق فعالیتی که در کارتابل خود مشاهده می کند به گزارش فعالیت های پروژه مربوطه وارد شده و سوابق اقدامات و نظراتی که بر روی فعالیت های مختلف این پروژه ثبت شده است را مشاهده نماید.

به روزرسانی اتوماتیک تاریخ خاتمه فعالیت ها

در مواردی که فعالیت های واگذار شده به یک کاربر با تاخیر مواجه می گردد لازم است که تاریخ خاتمه فعالیت توسط این کاربر و یا کارشناس کنترل پروژه به تاریخ جاری به روزرسانی گردد. باید توجه داشت که انجام این کار در تمام پروژه ها و به صورت مداوم برای کارشناس کنترل پروژه بسیار دشوار بوده و مجری فعالیت نیز ممکن است عمدا یا سهوا این اصلاح را در مورد بسیاری فعالیت ها انجام ندهد. با توجه به این موضوع در سرویس به روزرسانی پروژه ها  در سیستم مدیریت پروژه مپسان این امکان درنظر گرفته شده تا تاریخ خاتمه فعالیت هایی که با تاخیر مواجه می شوند به صورت اتوماتیک به روزرسانی گردد.

امکان کنترل کیفی و مشاهده مستندات ارسالی برای مدیر پروژه

با استفاده از قابلیت کنترل کیفی فعالیت های پروژه مدیر پروژه می تواند در کارتابل تاییدات خود، مواردی از فعالیت های ارسال شده جهت تایید که روال کنترل کیفی بر روی آنها تعریف شده است را شناسایی نماید. در نتیجه مدیر پروژه با توجه به روال کنترل کیفی بیان شده روی این فعالیت و نیز مستندات و تصاویر ارسالی می تواند کنترل نماید که روال کنترل کیفی که جهت انجام این فعالیت خواسته شده است بر روی آن به انجام رسیده باشد.

کارتابل وظایف گردش های کاری خرید و تدارکات

در صورت استفاده از سیستم خرید و تدارکات مپسان، اجرای فرآیندهای کاری متعدد این سیستم از طریق گردش فعالیت ها در کارتابل وظایف گردش کار این سیستم به انجام می رسد. در نتیجه کاربر پس از ورود به کارتابل خود، مجموعه فعالیت های واگذار شده به وی را مشاهده کرده و فرم مربوط به فعالیت موردنظر را باز می کند. در نتیجه به طور معمول، پس از انجام کار و تکمیل این فرم و (عودت یا) تایید آن، این تسک از کارتابل این کاربر خارج شده و به کارتابل نفر (قبل یا) بعد وارد می گردد. البته با توجه فرآیندهای گردش کار در این سیستم ممکن است بعد از تکمیل فعالیت در یک مرحله، فعالیت های مرحله بعد به صورت مستقل و یا موازی در کارتابل چند نفر قرار داده شود.

کارتابل وظایف گردش های کاری نظارت بر اجرای پروژه

همچنین در صورت استفاده از سیستم نظارت بر اجرای پروژه مپسان،  اجرای فرآیندهای مربوط به ثبت و تایید گزارش های نظارت بر اجرا و صدور صورت وضعیت از طریق کارتابل وظایف گردش کار انجام می گردد. در نتیجه در این موارد نیز کاربر با ورود به سیستم می تواند کارهایی که جهت انجام به وی ارجاع شده است را مشاهده نماید.

بازگشت به صفحه اصلی سیستم مدیریت پروژه مپسان