نرم افزار همراه مدیریت پروژه

در بسیاری از موسسات دولتی، نیمه دولتی و خصوصی، سیستم های نرم افزاری وجود دارند که هزینه های زمانی و ریالی هنگفتی برای راه اندازی و جمع آوری اطلاعات (پروژه ها یا سایر موضوعات) در آنها صرف شدهاست. این سیستم ها اطلاعات کلیدی را در مورد عملکرد سازمان در خود نهفته اند که در بسیاری موارد بکارگیری، بررسی و دقت در این اطلاعات و اخذ تصمیمات مناسب بر مبنای آنها میتواند راهگشای بسیاری از مشکلات بوده، از هزینه ها یا چالش های مهمی ممانعت نموده و یا موجب تسهیل و شتاب گرفتن روند رشد سازمان گردد.

پس چرا بسیاری از نکات حیاتی که برای رشد و توسعه و رفع مشکلات سازمان (از این اطلاعات نهفته در سیستم های اطلاعاتی) قابل استنتاج هستند در تصمیمات تیم رهبری سازمان مدنظر قرار نمی گیرند. یکی از عوامل  مهمی که موسسات را با چنین چالشی مواجه می نماید به شکل ارتباط (و به عبارتی عدم ارتباط!!) میان مدیران سازمان و اطلاعات موجود در سیستم های اطلاعاتی برمی گردد.

در بسیاری از موسساتی که تا کنون با آنها سروکار داشته ایم معمولا خلاصه محتویات سیستمهای اطلاعاتی در قالب چندین صفحه یا یک کتابچه گزارشات چاپی در اختیار برخی مدیران سازمان قرار گرفته و آنها نیز این مستندات را (جهت بررسی در فرصت مقتضی) در کارتابل یا قفسه اتاق خود قرار میدهند.

اما در جمله اخیر میتوان به چندین واقعیت در مورد سازمان های پیرامون ما توجه نمود. اول این که گزارشات چاپی با توجه به ماهیت فیزیکی خود (یا محرمانگی بخشی از آنها) همیشه به دفتر تک تک مدیرانی که با این موضوع مرتبط هستند ارسال نمی شوند. نکته دیگر این که گزارش چاپی در زمانی به مدیر ارائه میشود که مدیر درگیر سایر مسائل بوده و فعلا فرصت و دغدغه بررسی و مطالعه این گزارش را ندارد. اما در زمانی که وی فرصت و دغدغه مطالعه این گزارش را پیدا میکند لزوما پشت میز خود نبوده و به آن دسترسی ندارد.

مساله قابل توجه دیگر، حذف شدن اطلاعات با توجه به خلاصه سازی موردنیاز در گزارشات چاپی میباشد. در یک گزارش چاپی معمولا بالاترین سطح اطلاعات به کاربر ارائه شده و در صورت نیاز کاربر به نحوه شکل گیری یک آیتم در این گزارش، معمولا امکان مشاهده جزئیات سطح بعدی این آیتم وجود ندارد. به عبارت دیگر با مشاهده یک مشکل لزوما نمیتوان علت و نحوه شکل گیری آن را از روی مندرجات گزارش چاپی استنتاج نموده و روش متداول چشمپوشی و به فراموشی سپردن آن طی می گردد.

مساله بعدی اختلاف زمانی چندین هفته یا چندین ماه بین وقوع اتفاقات و زمان اطلاعیافتن از آنها از جانب مدیر میباشد. در سیستمهای رایج (مخصوصا در مورد پروژه ها) معمولا اطلاعات در بازههای یک یا چند هفته ای توسط اپراتور سیستم گردآوری شده و گزارشات چاپی نیز معمولا در بازه های ماهیانه در اختیار مدیران قرار می گیرد. در نتیجه در هنگام بررسی یک گزارش چاپی، ممکن است اطلاعات مربوط به رخدادهای چندین هفته اخیر در محتویات گزارش لحاظ نشده باشند.

اما به کارگیری فناوری روز دنیا میتواند پیشنهادات مناسب و موثری را (برای شرکت ها و موسساتی که برای افزایش کارایی و بهره وری تصمیم جدی گرفته اند) بههمراه برداشته باشد. تصور کنید که با استفاده از یک سیستم نرم افزاری، هریک از مدیران موسسه بر روی گوشی همراه هوشمند خود (از طریق یک واسط گرافیکی مناسب) به اطلاعات نهفته در سیستم های اطلاعاتی دسترسی داشته باشد. با استفاده از چنین روشی، هر یک از مدیران، هر وقت و هرجایی که باشد به هر سطح کلی یا جزئی از اطلاعات مرتبط با وی که ((اکنون)) دغدغه آن را دارد دسترسی خواهدداشت.

بر اساس رویکرد فوق، نسخه نرم افزار همراه مدیریت پروژه مپسان به گونه ای طراحی شده است که در ابتدا نمایی از عملکرد تمامی پروژه های سازمان را به صورت خلاصه و با کمک عناصر گرافیکی به کاربر ارائه نماید. در ادامه کاربر با کلیک روی هر یک از آیتم های کلی میتواند وارد سطح بعدی اطلاعات شده و اجزاء اطلاعاتی که منجر به شکل گیری این آیتم شدهاند را مشاهده نماید. در نتیجه کاربر پس از شروع بررسی از بالاترین سطح (که نمایی کلی از عملکرد سازمان ارائه میکند) میتواند گلوگاه های کار (که دستیابی به اهداف سازمان را با تاخیر مواجه میکنند) را شناسایی کرده و با مراجعه به سطوح بعدی، علل و عوامل پیدایش این گلوگاه کاری را تشخیص دهد. علاوه بر این در صورت استفاده از قابلیت ثبت و دسترسی به صورت جلسات، در مورد هر یک از گروه های کاری کاربر به سادگی به مجموعه تصمیماتی که (در ماه های اخیر) در مورد این موضوع در جلسات اخذ شده است دسترسی خواهدداشت.

نرم افزار همراه کنترل پروژه مپسان همچنین امکان مشاهده وظایف واگذار شده به هر یک از اعضای تیم های کاری را فراهم می نماید. در نتیجه مجری کار نیز می تواند پیشرفت ها و مشکلات رخ داده در مورد فعالیت های پروژه ها را از طریق گوشی همراه خود ارسال نماید. در نتیجه با توجه به این که مجریان پروژه ها از محل اجرای پروژه خواهند توانست وضعیت پیشرفت کار را ارسال نمایند اطلاعات پیشرفت پروژه ها به روز تر شده و مجریان پروژه نیز مجبور نخواهندبود تا قسمتی از وقت خود (یا یک کارشناس دیگر) را جهت حضور در دفتر و ثبت اطلاعات در سیستم صرف نمایند.

در نقطه مقابل، مدیر پروژه نیز می تواند از طریق سیستم مدیریت پروژه مپسان بر روی گوشی همراه خود از آخرین اتفاقات و پیشرفت های رخ داده در مورد فعالیت های پروژه های خود آگاهی یافته و بدون نیاز به حضور در دفتر کار، پیشرفت ها و توضیحات ارسالی از جانب اعضای پروژه را از طریق گوشی همراه خود تایید یا رد نماید. همچنین جهت تسهیل ثبت توضیحات در هنگام ارسال یا تایید و رد پیشرفت فعالیت ها، مجری کار یا مدیر پروژه می توانند از مواردی در میان توضیحات اخیر ثبت شده روی فعالیت ها جهت سرعت کار مجددا استفاده نمایند.

 

بازگشت به صفحه اصلی سیستم مدیریت پروژه مپسان