مدیریت زمان پروژه

در یک سازمان پروژه محور عموما میتوان فاکتوری با نام «سرعت پیشرفت پروژه ها» را مهم ترین عامل تعیین میزان حمایت ذینفعان و سهامداران قلمداد نمود. حتی در مورد کارکنان سازمان نیز وجود فاکتور «سرعت پیشرفت در پروژهها» می تواند با فراهم آوردن امکان حمایت مالی از کارکنان و نیز ایجاد احساس وفاداری و انگیزه لازم در آنها، به افزایش چشمگیر کارایی و بهره وری  (و در نتیجه افزایش خروجی تیم های اجرایی) منجر گردد. البته پروژه ها معمولا به اجزای کوچک تری مانند زیرپروژه ها، فازها و یا مایل ستون های پروژه شکسته می شوند که معمولا تکمیل سریع تر هر یک از آنها به عنوان یک موفقیت محسوب شده و منابع مالی را به سازمان نزدیک تر می نماید.

اگر بپذیریم تکمیل اجزای پروژه «در کوتاه ترین زمان ممکن»، از اهمیت بالایی در دسترسی سازمان به منابع مالی جدید و در نتیجه رشد و توسعه سازمان برخوردار است نیازمند ابزاری خواهیم بود که تیم های اجرایی را در رسیدن به این «کوتاه  ترین زمان ممکن» یاری نماید. از سوی دیگر این ابزار با ارائه شاخص های معتبری (مانند درصد پیشرفت زمانی، فیزیکی و مالی – انحراف عملکرد تیم های اجرایی نسبت به برنامه اولیه – میزان ارزش کسب شده با توجه به سرمایه گذاری انجام شده و…) میتواند اطمینان خاطر تیم رهبری و سهامداران سازمان را در مورد سرعت پیشرفت پروژه و نزدیک شدن به اهداف نهایی پروژه فراهم آورده و زمینه جلب حمایت بیشتر آنها را فراهم آورد.

مجموعه نرمافزارهای مایکروسافت پراجکت و مایکروسافت پراجکت سرور با توجه به سابقه کاربرد در بسیاری از پروژههای بزرگ، مجموعه وسیعی از امکانات را جهت نیل به اهداف فوق عرضه مینماید. با استفاده از این ابزار میتوانید پروژه خود را به مراحل کوچک تری (مانند زیرپروژه ها، فازها و یا مایل ستون های پروژه) تقسیم نموده و سپس مجموعه فعالیت های موردنیاز برای تکمیل هر مرحله را مشخص نمایید. در مورد هر یک از فعالیت ها میتوانید منابع مالی، کالایی، نیروی انسانی و تجهیزات و نیز زمان موردنیاز جهت انجام فعالیت را مشخص نموده و روابط وابستگی بین این فعالیت با سایر فعالیتها را تعیین نمایید.

در نتیجه با استفاده از نرم افزار های مایکروسافت پراجکت میتوان «کوتاه ترین زمان قابل انجام» را برای تیم های کاری و «میزان منابع  مالی، کالایی، نیروی انسانی موردنیاز» را در مورد هریک از فازهای پروژه برای مدیران ارشد و سهامداران سازمان مشخص نمود. در ادامه با توجه به بازخورد دریافتی از تیم رهبری سازمان و سرمایهگذاران پروژه، میتوان نسبت به اصلاح فعالیتها یا جابجایی آنها بین مراحل به منظور تحقق سریع تر اهداف میانی پروژه (و درنتیجه جذب سریع تر منابع مالی) اقدام نمود. پس از تایید این برنامه، با استفاده از قابلیت Baseline در نرم افزارهای پراجکت میتوان برنامه ریزی تاییدشده را به صورت یک خط مبنا (Baseline) در سیستم ثبت کرده و در آینده به عنوان مبنایی برای تعیین میزان انحراف تیمهای اجرایی از برنامه ریزی اولیه (شامل زمان های اجرا و منابع مالی و کالایی و نیروی انسانی و تجهیزات استفاده شده) مورد استفاده قرارداد. لازم به ذکر است که داشبورد مدیریت پروژه و نرم افزار همراه مدیریت پروژه مپسان نیز می تواند (به عنوان یک جزء مکمل و محصول قابل تطبیق با نیازهای سازمان) کمک شایانی را برای ذینفعان مختلف مرتبط با یک پروژه، جهت مقایسه پیشرفت حاصلشده با برنامهریزی موردتوافق و شناسایی و رفع سریع مشکلات کار فراهم نموده و سازمان را جهت تحقق سریع تر به  اهداف اجرایی و مالی پروژه یاری نماید.

 

بازگشت به صفحه اصلی سیستم مدیریت پروژه مپسان