یکپارچگی با نرم افزارهای مایکروسافت پراجکت و پراجکت سرور

بدون تردید نرم افزارهای «مایکروسافت پراجکت» و «مایکروسافت پراجکت سرور» به عنوان یکی از ابزارهای پذیرفته شده در عرصه مدیریت پروژه به شمار می روند. نرم افزار مایکروسافت پراجکت با سابقه چندین دهه بلوغ و رشد در این عرصه، با اجرا بر روی کامپیوتر مدیر یا کارشناس کنترل پروژه، امکانات وسیعی را در راستای برنامه ریزی پروژه در اختیار وی قرار می دهد. برخی از امکانات نرم افزار مایکروسافت پراجکت به زبان ساده عبارتند از:

  • تعریف ساختار شکست کار (WBS) جهت مشخص شدن سلسله مراتب فعالیت های لازم برای رسیدن به اهداف پروژه از بالاترین سطح قابل لمس برای مدیران ارشد تا ریز فعالیت های قابل انجام توسط اعضای تیم پروژه
  • امکان تعریف انواع روابط (FF-FS-SS-SF)و فواصل زمانی (Lag) بین فعالیت ها
  • تعریف انواع محدودیت ها (Task Constraint) بر روی فعالیت ها (هرچه زودتر-هرچه دیرتر و …)
  • تعریف انواع مختلف منابع (شامل نیروی انسانی و تجهیزات – منابع مالی – مواد و مصالح مصرفی) موجود در پروژه و نحوه مصرف آنها بر روی هر فعالیت
  • تعریف منابع موردنیاز جهت انجام هر یک از فعالیت های پروژه
  • امکان تعریف Milestone های پروژه
  • برآورد هزینه کل پروژه و هر یک از فازهای پروژه بر اساس منابع موردنیاز جهت انجام فعالیت ها
  • امکان تعریف بودجه زمانی و مالی برای فعالیت های پروژه
  • امکان ثبت چندین خط مبنا (Baseline) از برنامه ریزی اجرای پروژه، جهت رصد تغییرات رخداده در مقاطع مختلف اجرای پروژه نسبت به برنامه ریزی اولیه
  • تعریف تقویم کاری سازمان و تقویم گروه های کاری مختلف جهت استفاده در زمانبندی اجرای پروژه
  • ثبت ساعات کاری واقعی صرف شده و مبالغ و مصالح واقعی هزینه شده جهت مقایسه بهای تمام شده واقعی پروژه با برآورد اولیه
  • ثبت زمانهای واقعی شروع و پایان فعالیت ها جهت تعیین تاخیر هر یک از فعالیت های پروژه
  • شناسایی شناوری (تاخیر قابل تحمل برای) فعالیتهای پروژه
  • شناسایی مسیر بحرانی پروژه (فعالیت های تعیین کننده زمان رسیدن به اهداف پروژه)
  • امکان تسطیح منابع و اصلاح زمانبندی پروژه بر اساس مقدار منابع انسانی و تجهیزات در دسترس در پروژه
  • امکان محاسبه درصد پیشرفت زمانی، درصد پیشرفت فیزیکی و درصد پیشرفت مالی پروژه
  • امکانات مربوط به محاسبه ارزش کسب شده (Earned Value) پروژه
  • امکانات اعمال فیلتر، گروه بندی و مرتب سازی دلخواه بر روی فعالیتهای پروژه
  • امکان مشاهده و چاپ برنامه زمانبندی و اجرای پروژه در نماهای مختلف
  • امکان تعریف انواع مختلف فیلدهای اختصاصی برای ثبت اطلاعات تکمیلی در مورد فعالیت ها و منابع پروژه
  • امکان تعریف فرمول در قالب فیلدهای محاسباتی بر روی فعالیت های پروژه
  • امکان تهیه نمودارهای مختلف بر اساس اطلاعات موجود در برنامه ریزی پروژه
  • و …

با توجه به امکانات وسیع و سابقه طولانی کاربرد مایکروسافت پراجکت، این نرم افزار به صورت چشمگیری توسط فعالین در عرصه مدیریت پروژه (و مخصوصا برای برنامه ریزی پروژههای بزرگ) مورد استفاده قرار می گیرد.

اما به این نکته باید توجه داشت که مایکروسافت پراجکت بر روی هر کامپیوتر شخصی (PC) به صورت جداگانه اجرا شده و اطلاعات را در یک فایل (معمولا با پسوند mpp) ذخیره می نماید. به زبان ساده تر مایکروسافت پراجکت یک نرم افزار تحت وب و آنلاین محسوب نمی گردد و تک تک اعضای تیم کاری پروژه نمی توانند وضعیت پیشرفت فعالیت های پروژه را به صورت مستقیم از طریق این نرم افزار ثبت نمایند.

برای رفع این موضوع نرم افزار مایکروسافت پراجکت سرور یک نسخه تحت وب را در اختیار اعضای تیم قرار میدهد تا هریک از آنها به کارتابل وظایف تحت وب خود مراجعه کرده و وضعیت پیشرفت و زمانهای صرفشده جهت انجام فعالیت های پروژه را مشاهده نماید. از سوی دیگر، مدیر یا کارشناس کنترل پروژه (بدون نیاز به یادگیری یک نرم افزار جدید) می تواند با استفاده از امکانات وسیع نرم افزار مایکروسافت پراجکت، نسبت به برنامه ریزی و گزارش گیری از پروژه اقدام نماید. در این روش، برنامه زمانبندی و اطلاعات پیشرفت تمامی پروژه های سازمان، به جای پراکندگی بر روی سیستم ها و آدرس های مختلف بر روی یک سرور متمرکز خواهدبود و حفظ امنیت دادهها با اطمینان بیشتری قابل انجام میباشد.

به عنوان نتیجه گیری مطالب فوق میتوان به این نکته اشاره نمود که در نرم افزار مدیریت پروژه مپسان، به جای اختراع دوباره چرخ و ارائه یک نرم افزار جدید برای برنامه ریزی زمانی و مالی پروژه، سعی شدهاست تا این وظایف به نرم افزارهای مایکروسافت پراجکت و مایکروسافت پراجکت سرور واگذار شده و حداکثر تلاش جهت یکپارچه سازی غیرملموس (Seamless Integration) بین امکانات جدید و نرم افزارهای مذکور صرف گردد.

 

بازگشت به صفحه اصلی سیستم مدیریت پروژه مپسان