ثبت و دسترسی سریع به صورتجلسات پروژهها

یکی از مسائل پراهمیت برای تیم مدیریتی پروژه ها تصمیماتی است که در طول زمان برای پیشبرد و رفع مشکلات پروژه ها اتخاذ شدهاست. در بسیاری از سازمان ها نتایج برگزاری جلسات پروژه پس از ثبت بر روی کاغذ به امضای حاضران در جلسه رسیده و سپس در یک سیستم نرم افزاری یا فیزیکی بایگانی می گردد. بدین ترتیب مدیران سازمان جهت دسترسی به سوابق تصمیمات اخذشده در مورد یک پروژه، باید به بایگانی فیزیکی یا نرم افزاری مراجعه کرده و پس از صرف وقت کافی جهت پیدا کردن صورتجلسات در میان انبوه مستندات پروژه ها، تصمیمات اخذشده را با مطالعه صورتجلسات قبلی ملاحظه نمایند. مزید بر مشکل این که در واقع در هر صورتجلسه معمولا تصمیماتی در مورد پروژه های مختلف سازمان و یا گروه های کاری مختلف در یک پروژه (مثل گروه ابنیه، تاسیسات و الکتریکی و …) اتخاذ می شود که این موضوع استخراج سوابق مربوط به یک گروه کاری (مثل تاسیسات) را از لابلای محتوای طولانی صورتجلسات مختلف دشوارتر مینماید.

جهت ارائه راهکار مناسب جهت رفع این مشکل سیستم مدیریت پروژه مپسان قابلیت ثبت نتایج جلسات بر روی سطوح مختلف گروه های کاری پروژه های سازمان فراهم می نماید. بدین منظور کاربر می تواند پس از ورود به داشبورد مدیریتی این نرم افزار و مراجعه به گروه کاری موردنظر، نشانگر ماوس را بر روی آیکون نظرات مربوط به این گروه کاری نگه داشته و سپس از پنل سمت راست، گزینه «ثبت نظرات» را کلیک نماید. در ادامه کاربر میتواند تصمیمات اخذشده در گروه کاری موردنظر در این پروژه را (به همراه لینک سایر مستندات جلسه) در سیستم ثبت نماید.

همچنین کاربر جهت اطلاع یافتن از آخرین تصمیمات اخذشده در مورد این گروه کاری به سادگی می تواند با نگه داشتن ماوس روی بالون توضیحات، موارد توضیحاتی که اخیرا توسط کارشناسان مربوط به این گروه کاری به عنوان نتایج جلسات در سیستم ثبت شده است را در پنل سمت راست مشاهده نماید. بدین ترتیب مدیر ارشد می تواند در کمترین زمان، در جریان نتایج جلسات کارشناسی و مشکلات پیش آمده در گروه های کاری مختلف قرار بگیرد. همچنین سیستم با استفاده از رنگ بندی بالون توضیحات، به طور اتوماتیک نظر کاربر را به مواردی که اخیرا صورتجلسه ای بر روی آنها ثبت شده است جلب نموده و بدین ترتیب کاربران مختلف داشبورد مدیریت پروژه مپسان را از تصمیمات جدید اخذ شده در پروژه های آنها مطلع می نماید.

بازگشت به صفحه اصلی سیستم مدیریت پروژه مپسان