نرم افزار کنترل پروژه مپسان

یکی از چالش های اصلی مدیریت در عصر حاضر، سازگار نمودن سازمان ها با سرعت تغییرات دنیای کسب و کار می باشد. تغییر سریع تکنولوژی ها و ابزارهای انجام کار، تغییرات مداوم شرایط بازار، افت و خیز غیرقابل پیش بینی قیمتها، تغییرات پیوسته سلیقه مشتریان و … عواملی هستند که تصمیم گیری و هدایت امور را برای مدیران سازمان دشوار می نمایند. در چنین شرایطی تاخیر در اجرا و تعلل در بهره برداری از هر یک از اهداف تجاری سازمان می تواند به از میان رفتن یا کاهش جدی منافع موردانتظار سازمان از این هدف تجاری منجر گردد.

چالش دیگر در مقابل متصدیان سمت های مدیریت در سازمان های متوسط و بزرگ، وجود تعداد زیادی از فعالیت ها در مجموعه متنوعی از موضوعات کاری و پروژه های مختلف در راستای رسیدن به اهداف تجاری موردنظر سازمان می باشد. حجم وسیعی از فعالیت ها در گروه های مختلف کاری که ممکن است حتی با بهره مندی از یک ذهن قوی، یادداشت گذاری زیاد و استفاده از نرم افزاری مثل اکسل نیز نتوان از عهده مدیریت و نظارت صحیح به اجرای آنها برآمد. چه این که تک تک این فعالیت ها دارای مختصات جداگانه ای از جمله پیش نیازها، منابع موردنیاز، روش اجرا و نظارت بر اجرای کار و … مخصوص به خود می باشد.

با توجه به این توضیحات، راه حلی که می توان (بر اساس فناوری روز) برای سازمان های متوسط و بزرگ پیشنهاد داد استفاده از ابزاری است که بتواند مدیریت حجم وسیعی از فعالیت های موجود در برنامه اجرای پروژه های بزرگ را برای مدیر یا کارشناس پروژه آسان نماید. برخی از قابلیت هایی قابل ارائه عبارتند از این که:

  • این ابزار می تواند با ارائه فعالیت های آماده انجام هر فرد (که تمام پیش نیازهای آنها قبلا انجام شده اند) از طریق گزارشات یا کارتابل تحت وب و یا گوشی همراه وی، مدیریت و استفاده بهینه از منابع انسانی گران قیمت پروژه را ساده تر نماید.
  • این ابزار می تواند امکان ثبت منابع مالی یا کالایی موردنیاز برای انجام فعالیت ها را فراهم نماید. در نتیجه مدیر پروژه به سادگی می تواند در مورد یک مجموعه فعالیت یا تمام پروژه خود، حجم منابع مالی یا کالایی موردنیاز را تخمین بزند.
  • این ابزار می تواند در کنار درصدهای پیشرفت، امکان ثبت و گزارش گیری از عوامل دیگری از پیشرفت کار مانند متراژ کارهای مختلف انجام شده یا حجم مصالح مصرفی را برای مدیران پروژه ها فراهم نماید.
  • این ابزار از طریق ارائه امکاناتی مانند جستجو یا داشبورد می تواند امکان دسترسی به وضعیت پیشرفت پروژه ها در یک موضوع خاص را در مدتی کوتاه فراهم آورد.
  • این ابزار با ارائه نمودارها و گزارشات گرافیکی می تواند امکان ارائه حجم وسیعی از اطلاعات پیشرفت پروژه ها را در قالب یک گزارش تک صفحه ای برای مدیران میانی و ارشد سازمان فراهم آورد.

نرم افزار مدیریت پروژه مپسان با تکیه بر موتور قدرتمند پراجکت سرور و با بهره گیری از فناوری های نوین نرم افزار (در لایه های مختلف از دیتابیس گرفته تا کلاینت های وب و موبایل)  می تواند مدیران اجرایی و ارشد سازمان را در راستای تحقق سریع تر اهداف تجاری سازمان یاری نماید.

یکپارچگی با مایکروسافت پراجکت و پراجکت سرور

بدون تردید نرم افزارهای «مایکروسافت پراجکت» و «مایکروسافت پراجکت سرور» به عنوان یکی از ابزارهای پذیرفته شده در عرصه مدیریت پروژه به شمار میروند. نرم افزار مایکروسافت پراجکت با سابقه چندین دهه بلوغ و رشد در این عرصه، با اجرا بر روی کامپیوتر مدیر یا کارشناس کنترل پروژه، امکانات وسیعی را در راستای برنامه ریزی پروژه در اختیار وی قرار میدهد. نرم افزار پراجکت سرور نیز اطلاعات پروژه های سازمان را در یک محل مجتمع نموده و یک محیط تحت وب را جهت همکاری اعضای مختلف تیم های کاری و ثبت پیشرفت های انجام شده فراهم می آورد. سیستم کنترل پروژه مپسان، از طریق یکپارچگی با این ابزارها از موتوری قدرتمند برای برنامه ریزی و زمانبندی پروژه ها برخوردار می باشد.

اطلاعات بیشتر

داشبورد مدیریت پروژه

یکی از مسائل موجود در سازمان های پروژه محور این است که برنامه ریزی هر پروژه ممکن است شامل هزاران و یا ده ها هزار فعالیت باشد که هر فعالیت، اطلاعات مختلفی را از نظر پیشرفت فیزیکی، زمانی و ریالی در خود جای داده است. این سیستم جهت اجتناب از بروز مشکلی باعنوان «زیاد شدن فاصله مدیران با حقایق جاری در بدنه اجرایی سازمان» قابلیتی با نام داشبورد مدیریت پروژه را ارائه می نماید. در این داشبود در ابتدا اطلاعات پیشرفت برنامه های سالانه، طرح ها و پروژه های سطح یک سازمان در یک قالب گرافیکی به کاربر ارائه شده و مدیر ارشد در یک نگاه میتواند اطلاعات کلی و مهم مربوطه به عملکرد هر یک از پروژه ها را مشاهده کرده و سپس با تمرکز روی هر حوزه، عملکرد کلی پروژه های این حوزه را مشاهده و با چند کلیک به پایین ترین سطح اطلاعات پروژه ها دسترسی پیدا کند.

اطلاعات بیشتر

نرم افزار همراه مدیریت پروژه

یکی از مسائلی که بکارگیری و تصمیم سازی بر اساس اطلاعات موجود در سیستم های اطلاعاتی سازمان از جمله سیستم کنترل پروژه را برای مدیران سازمان دشوار می نماید به نحوه دسترسی مدیران سازمان به اطلاعات و گزارشات در این سیستم ها باز می گردد. ساده و همیشگی نبودن دسترسی مدیران ارشد به مجموعه اطلاعات نهفته شده در سیستم های اطلاعاتی، سازمان را از بسیاری تصمیمات در سطح مدیریت ارشد که می تواند نیل به اهداف تجاری را تسریع بخشیده یا منجر به ارتقای کارایی سازمان گردد محروم می نماید. با توجه به این مطالب نرم افزار همراه مدیریت پروژه مپسان سعی دارد تا با فراهم نمودن یک واسط گرافیکی ساده و کاربرپسند، امکان دسترسی مدیران را از بالاترین سطوح اطلاعات پیشرفت پروژه ها گرفته تا جزئی ترین اطلاعات موجود در این سیستم ها تسهیل نماید.

اطلاعات بیشتر

مدیریت زمان پروژه

در یک سازمان پروژه محور عموما میتوان فاکتوری با نام «سرعت پیشرفت پروژه ها» را مهم ترین عامل تعیین میزان حمایت ذینفعان و سهامداران قلمداد نمود. حتی در مورد کارکنان سازمان نیز وجود فاکتور «سرعت پیشرفت در پروژه ها» می تواند با فراهم آوردن امکان حمایت مالی از کارکنان و نیز ایجاد احساس وفاداری و انگیزه لازم در آنها، به افزایش چشمگیر کارایی و بهره وری  (و در نتیجه افزایش خروجی تیم های اجرایی) منجر گردد. اگر بپذیریم تکمیل اجزای پروژه «در کوتاه ترین زمان ممکن»، از اهمیت بالایی در دسترسی سازمان به منابع مالی جدید و در نتیجه رشد و توسعه سازمان برخوردار است نیازمند ابزاری خواهیم بود که تیم های اجرایی را در شناسایی و رسیدن به این «کوتاه  ترین زمان ممکن» یاری نماید.

اطلاعات بیشتر

مانیتورینگ پروژه های سازمان

در بسیاری از سازمان های پروژه محور ثبت صحیح و بدون اشکال برنامه پروژه ها یکی از دغدغه های مهم اعضای دفاتر مدیریت پروژه (PMO) محسوب می گردد. تصور کنید که به علت اشتباه فردی کارشناس یکی از پروژه ها، اشکالاتی مانند عدم تعیین مجری، عدم تعریف روابط پیش نیازی و یا عدم ثبت بیس لاین بر روی برخی فعالیت های یک پروژه و… رخ داده باشد. در نتیجه بروز چنین اشکالاتی این فعالیت در کارتابل مجری مربوطه ظاهر نمی شود، در هنگام ظاهر شدن در کارتابل مجری ممکن است برخی پیش نیازهای آن انجام نشده باشد (و در نتیجه فعلا قابل انجام نباشد) و یا امکان مقایسه تاخیر یا انحراف اجرای کار نسبت به برنامه اولیه وجود نداشته باشد. جهت مقابله با این مشکلات در سازمان هایی که با حجم وسیعی از پروژه ها سروکار دارند می توان از ابزار مانیتورینگ سیستم مدیریت پروژه مپسان استفاده نمود.

اطلاعات بیشتر

ارزیابی و رتبه بندی پروژه ها و نیروهای اجرایی

اگر مایل به ایجاد انگیزه، تقویت احساس مسئولیت و افزایش بهره وری در سازمان خود هستید می توانید راهکاری با عنوان تعریف سازوکار ارزیابی و درنتیجه ایجاد رقابت مثبت بین نیروها و یا تیم های اجرایی را موردتوجه قراردهید.  با استفاده از نرم افزار کنترل پروژه مپسان و تعریف فعالیت های نیروهای پروژه در سیستم، ارزیابی نیروهای پروژه میتواند بر اساس اطلاعات فعالیت های انجام شده توسط پرسنل، در بازه های زمانی مشخص محاسبه گردد. به صورت مشابه جهت پایش عملکرد مدیران پروژه و تیم های اجرایی نیز میتوان سیستم ارزیابی را در مورد گروه های مختلف پروژه ها مورداستفاده قرار داده و بر اساس پارامترهای مختلف مربوط به پیشرفت و صحت اطلاعات پروژه ها امتیاز مربوط به هر تیم کاری یا گروه پروژه را محاسبه نمود.

اطلاعات بیشتر

ثبت و دسترسی سریع به صورتجلسات پروژه ها

یکی از مسائل پراهمیت برای تیم مدیریتی پروژه ها تصمیماتی است که در طول زمان برای پیشبرد و رفع مشکلات پروژه ها اتخاذ شده است. در بسیاری از سازمان ها نتایج برگزاری جلسات پروژه پس از ثبت بر روی کاغذ به امضای حاضران در جلسه رسیده و سپس در یک سیستم نرم افزاری یا فیزیکی بایگانی می گردد. بدین ترتیب مدیران سازمان جهت دسترسی به سوابق تصمیمات اخذشده در مورد یک پروژه، باید به بایگانی فیزیکی یا نرم افزاری مراجعه کرده و پس از صرف وقت کافی جهت پیدا کردن صورتجلسات در میان انبوه مستندات پروژه ها، تصمیمات اخذشده را با مطالعه صورتجلسات قبلی ملاحظه نمایند. مزید بر مشکل این که در واقع هر صورتجلسه شامل تصمیماتی در حوزه های مختلف بوده و تنها گوشه ای از آن دغدغه فعلی کاربر می باشد. برای رفع این مشکل می توان از قابلیت ثبت و دسترسی سریع به صورتجلسات پروژه ها در سیستم مدیریت پروژه مپسان استفاده نمود.

اطلاعات بیشتر

سرویس به روزرسانی پروژه ها

با توجه به این که محتویات برنامه های اجرایی پروژه ها که بر روی پراجکت سرور سازمان نگهداری می شوند به مثابه بانک اطلاعاتی پروژه های سازمان عمل می نمایند در موارد متنوعی نیاز است تا با گذشت زمان، اصلاحات مشخصی بر طبق یک الگوریتم از پیش تعیین شده جهت به روز شدن برنامه زمانبندی و رفع اشکالات احتمالی آن بر روی این برنامه های زمانبندی اعمال گردد. به عبارت دیگر گاها نیاز است تا کارشناسان کنترل پروژه سازمان به صورت روزانه یا هفتگی، قسمتی از وقت خود را صرف انجام یک سری بروزرسانی های روتین بر روی برنامه زمانی پروژه ها بنمایند. همچنین درنظر بگیرید که بالا بودن حجم فعالیت های پروژه ها در یک سازمان پروژه محور نیز می تواند این مشکل را مضاعف نموده و زمان موردنیاز جهت انجام این بروزرسانی ها را افزایش دهد. جهت مقابله با این مشکل در مدیریت پروژه های بزرگ می توان از سرویس به روزرسانی اتوماتیک پروژه ها از مجموعه نرم افزار مدیریت پروژه مپسان استفاده نمود.

اطلاعات بیشتر

به روزرسانی پروژه ها از طریق فایل اکسل

یکی از مسائلی که بعضا در راه اندازی سیستم های مدیریت پروژه در سازمان های متوسط و بزرگ رخ می نماید وجود سیستم های تخصصی است که اطلاعات پیشرفت گروهی از پروژه ها را در خود نگهداری می نمایند. همچنین ممکن است که برخی از زیرمجموعه ها و یا پیمانکاران بزرگ سازمان، از سیستم های  جداگانه ای برای کنترل پیشرفت پروژه ها استفاده نموده و گزارش های پیشرفت پروژه را در قالبی مثل فایل اکسل و … در اختیار سازمان قرار می دهند. این موضوع سبب می شود تا قسمتی از پروژه های مهم سازمان در سیستم مدیریت پروژه موجود نبوده و مدیر ارشد در هنگام کنترل داشبورد مدیریت پروژه و یا جستجوی پروژه به وضعیت پیشرفت این پروژه ها دسترسی نداشته باشد. راهکار پیشنهادی در این سیستم استفاده از قابلیت به روزرسانی پروژه ها از طریق فایل اکسل می باشد.

اطلاعات بیشتر

سرویس ارسال پیام کوتاه کنترل پروژه

یکی از مسائلی که در هنگام راه اندازی سیستم های جدید در سازمان های متوسط و بزرگ رخ می نماید وجود سیستم های متنوع و متعدد نرم افزاری است که کاربران جهت موضوعات مختلف باید از آنها استفاده نمایند. در نتیجه معمولا کاربر به ازای هر یک از این سیستم ها ممکن است دارای یک کارتابل و یا لیست وظایف باشد که لازم است به صورت دوره ای کنترل کرده و کارهای واگذارشده شده به وی را به انجام برساند. بدین ترتیب در بسیاری اوقات ممکن است کاربر به مدت چندین روز کارتابل خود را در یکی از سیستم ها کنترل نکرده و از وظایف جدیدی که در این سیستم به وی محول شده است اطلاع پیدا نکند. یک راهکار مناسب جهت رفع مشکلات اینچنینی در مورد سیستم های اطلاعاتی، استفاده از گزینه ارسال پیام کوتاه می باشد. سرویس ارسال پیام کوتاه پروژه مپسان با یادآوری فعالیت های واگذار شده در کارتابل کنترل پروژه می تواند به عنوان قابلیت جانبی مناسبی در راه اندازی و استقرار سیستم مدیریت پروژه در سازمان محسوب گردد.

اطلاعات بیشتر

مدیریت مستندات پروژه ها

در هنگام واگذاری فعالیت های پروژه به اعضای تیم پروژه در موارد متعددی یک قسمت از خروجی کار، مستندی است که باید توسط این عضو از تیم پروژه تهیه و یا تکمیل گردد. در نتیجه در هنگام تحویل و خاتمه این فعالیت لازم است که این سند به مدیر پروژه تحویل شده و یا جهت استفاده نفرات بعدی در محل مشخصی قرار گیرد. همچنین مدیر پروژه جهت کنترل صحت انجام کار ممکن است نیاز داشته باشد تا محتویات مستندات ارسالی از جانب مجری کار را بررسی نماید. در مراحل بعدی پروژه نیز متصدیان انجام کار بعضا جهت انجام فعالیت واگذار شده، به مستنداتی که در مراحل قبلی کار تهیه شده است نیاز خواهند داشت. همچنین در ارجاعات بعدی به این پروژه در هنگام جستجوی پروژه، ممکن است کاربر علاوه بر اطلاعات پیشرفت پروژه به مستندات مرتبط با این پروژه نیز نیاز داشته باشد. با توجه به این توضیحات، نرم افزار کنترل پروژه مپسان در کنار گردش فعالیت های پروژه بین اعضای تیم های کاری، امکان ثبت و گردش مستندات را نیز در بین این افراد فراهم می نماید.

اطلاعات بیشتر

کنترل کیفی فعالیت های پروژه

یکی از مسائل بسیار مهم در مدیریت پروژه های مختلف، برنامه ریزی در راستای حفظ کیفیت خروجی پروژه می باشد. در مورد اهمیت این موضوع باید به این نکته توجه داشت که در صورت نداشتن کیفیت و بروز اختلالات قابل توجه در عملکرد محصول پروژه، عملکرد کل سازمان پروژه و اعتبار مدیریت ارشد سازمان ممکن است خدشه دار گردد. بدین ترتیب لازم است مدیریت ارشد سازمان پروژه، در خصوص انجام شدن اقدامات موردنیاز جهت اطمینان از کیفیت خروجی پروژه توجه جدی داشته باشد. در راستای تحقق اهداف کیفی پروژه، باید به این نکته توجه داشت که عدم رعایت کیفیت، حتی در برخی از فعالیت های پروژه می تواند عملکرد محصول پروژه را با اختلال مواجه نماید. در نتیجه نیاز است تا مدیریت پروژه از انجام صحیح تک تک فعالیت های اصلی پروژه اطمینان حاصل نماید. جهت اطمینان از رعایت موارد کیفی در فعالیت های مختلف پروژه می توان از ابزارهای کنترل کیفی سیستم مدیریت پروژه مپسان استفاده نمود.

اطلاعات بیشتر

جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات پروژه ها

یکی از مسائل مهم در راه اندازی سیستم های مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور، ایجاد امکان دسترسی سریع به وضعیت پیشرفت پروژه موردنظر برای مدیران مرتبط و مخصوصا مدیران ارشد سازمان می باشد. به بیان دیگر در هنگام بروز یک مشکل یا مساله در مورد یکی از پروژه ها، مدیر مربوطه نیاز دارد تا با به خاطر داشتن چند کلمه از پروژه موردنظر آن را در میان پروژه های سازمان پیدا کرده و از وضعیت کلی پیشرفت آن اطلاع حاصل نماید. همچنین لازم است که سیستم امکان دسترسی به اطلاعات بیشتر در مورد وضعیت پیشرفت و تاخیر تک تک فعالیت های پروژه و توضیحات و مشکلاتی که بر روی فعالیت های پروژه توسط مجریان کار ثبت شده است را فراهم نماید. همچنین مناسب است که کاربر از امکان دسترسی و مشاهده مستنداتی که در مورد فعالیت های مختلف پروژه بارگذاری شده است برخوردار باشد. با توجه به این نیازمندی ها قابلیت جستجوی پروژه ها در نرم افزار کنترل پروژه مپسان، امکان دسترسی سریع به اطلاعات پروژه ها را برای مدیران و کاربران سازمان فراهم می نماید.

اطلاعات بیشتر

امکان ثبت و گزارش گیری از فیلدهای سفارشی پروژه ها

یکی از نکاتی که در هنگام راه اندازی سیستم های مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور باید مورد توجه قرار داد متفاوت بودن و تخصصی بودن عملکرد در هر یک از این سازمان ها می باشد. به بیان دیگر هر چند که روش کلی برنامه ریزی و کنترل پروژه در شرکت های مختلف مشابه می باشد ولی هر شرکت از یک سری روال ها و اطلاعات خاص جهت کنترل پیشرفت پروژه های خوداستفاده می نماید. در نتیجه مناسب است که سیستم مدیریت پروژه، حتی الامکان از قابلیت انعطاف پذیری جهت سازگار شدن با روال های کنترل پروژه در سازمان های مختلف برخوردار باشد. یکی از قابلیت های موجود در نرم افزارهای مایکروسافت پراجکت و پراجکت سرور استفاده از فیلدهای سفارشی جهت نگهداری اطلاعات مربوط به انواع پروژه های مختلف می باشد. سیستم مدیریت پروژه مپسان بر اساس این قابلیت، امکان دسترسی به اطلاعات ثبت شده در فیلدهای سفارشی را در قالب گزارشات و نمودارها فراهم می نماید.

اطلاعات بیشتر

کارتابل فعالیت های پروژه و وظایف گردش کار

یکی از مزایای استفاده از نرم افزار پراجکت سرور در سازمان ها، فعال شدن کارتابل فعالیت های کنترل پروژه برای اعضای تیم های اجرایی می باشد. در نتیجه هر فرد می تواند فعالیت های مربوط به خود در پروژه های مختلف را مشاهده کرده و در هنگام وقوع پیشرفت کار و یا مشکلات اجرایی در کار، این رخدادها را در کارتابل کنترل پروژه خود ثبت نماید. در طرف مقابل، مدیر پروژه نیز می تواند با استفاده از کارتابل تاییدات پروژه، پیشرفت ها و مشکلات ارسالی از کاربران را مشاهده و در هنگام تایید یا رد این موارد، نظر خود را بر روی آنها ثبت نماید. البته به این نکته باید توجه داشت که پراجکت سرور یک ابزار عمومی و مشترک بین تمام سازمان های پروژه محور (در دنیا) بوده و طبیعتا پاسخگوی تمامی نیازهای هر یک از سازمان های پروژه محور نمی باشد. بدین جهت در نرم افزار مدیریت پروژه مپسان، اصلاحات متعددی در این کارتابل جهت تسهیل راه اندازی مدیریت پروژه در سازمان انجام شده است.

اطلاعات بیشتر